개인정보 이용내역 통지서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 처리자가 정보주체에게 개인정보를 어떤 목적으로 이용하고 어느 제3자에게 제공했는지 정기적으로 알리는 서식으로 수집 이용한 항목과 목적, 제3자 제공 현황, 처리 위탁 현황, 문의처와 발신 확인까지 풀세트로 구성했습니다.
개인정보 이용내역 통지서 양식
개인정보 이용내역 통지서는 개인정보처리자가 정보주체에게 그동안 수집해 이용한 개인정보의 목적과 항목, 그리고 제3자에게 제공한 내역을 정기적으로 알리기 위해 작성하는 문서예요.
개인정보 보호법과 같은 법 시행령은 일정 규모 이상의 개인정보를 처리하는 개인정보처리자에게 개인정보 이용 및 제공 내역을 연 1회 이상 정보주체에게 통지하도록 정하고 있어요.
파일은 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있고, 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
개인정보 이용내역 통지서란
개인정보 이용내역 통지서는 개인정보처리자가 정보주체의 개인정보를 어떤 목적으로 수집해 이용했고 어떤 제3자에게 제공했는지를 정리해 정기적으로 알리는 통지 문서예요. 정보주체가 자신의 개인정보가 어떻게 쓰였는지 확인하고, 필요하면 열람이나 정정, 삭제 같은 권리를 행사할 수 있도록 돕는 것이 핵심 목적이에요.
개인정보 처리방침이 앞으로의 처리 기준을 공개하는 문서라면, 이용내역 통지서는 실제로 이용하고 제공한 내역을 사후에 정기적으로 알린다는 점에서 성격이 달라요.
개인정보 이용내역 통지 대상
개인정보 이용내역 통지 의무는 모든 사업자에게 적용되는 것이 아니라 일정 규모 이상을 처리하는 개인정보처리자에게 적용돼요. 개인정보 보호법 시행령은 민감정보나 고유식별정보를 5만명 이상 정보주체에 관하여 처리하는 자, 또는 개인정보를 100만명 이상 정보주체에 관하여 처리하는 자를 통지 대상으로 정하고 있어요.
다만 연락처처럼 정보주체에게 알릴 수 있는 개인정보를 수집하지 않았거나, 통지를 원하지 않는다고 밝힌 정보주체 등에게는 통지하지 않을 수 있어요.
개인정보 이용내역 통지서 주요 기재 항목
개인정보 이용내역 통지서에는 통지를 받는 정보주체 정보와 함께, 통지가 다루는 기간과 통지 방법 같은 개요를 먼저 적어요. 이어서 실제 이용 내역과 제공 내역을 표로 정리하는데, 주요 항목은 다음과 같아요.
- 통지 대상 정보주체 정보: 성명, 회원 또는 고객 ID, 연락처, 주소
- 통지 개요: 개인정보처리자 상호, 개인정보 보호책임자, 통지 기준 기간, 통지 주기, 통지 방법
- 수집해 이용한 개인정보 항목과 이용 목적, 보유 및 이용 기간
- 개인정보 제3자 제공 현황: 제공받은 자, 제공 목적, 제공한 항목, 보유 기간
- 개인정보 처리 위탁 현황: 수탁자, 위탁 업무, 위탁하는 개인정보 항목
- 정보주체 권리와 통지 수신 거부 안내, 문의처, 발신 확인
개인정보 이용내역 통지서 작성 방법
먼저 통지를 받는 정보주체 정보와 통지 개요를 채우고, 이번 통지가 다루는 기준 기간과 통지 방법에 체크해요. 그다음 수집해 이용한 개인정보 항목과 목적을 목적별로 나누어 적고, 제3자 제공과 처리 위탁이 있었다면 각 표에 제공받은 자와 수탁자, 항목, 기간을 빠짐없이 적어요.
제공이나 위탁이 없었다면 해당 없음으로 표기하면 돼요. 마지막으로 문의처에 개인정보 보호책임자와 담당부서 연락처를 적고, 개인정보처리자 상호와 대표자, 개인정보 보호책임자 서명으로 통지 사실을 확인해요.
작성 시 주의사항
이용내역이 아주 많은 경우에는 내역을 통지서에 직접 다 적는 대신, 내역을 확인할 수 있는 정보시스템 접속 방법을 안내하는 방식으로 통지할 수도 있어요. 통지한 사실과 통지 시기, 통지 방법은 관련 법령과 내부 규정이 정한 기간 동안 보관해 두는 것이 좋아요.
통지 대상 여부와 통지 항목, 방법은 처리하는 개인정보의 규모와 성격에 따라 달라질 수 있으니, 판단이 애매하면 개인정보 보호책임자나 전문가의 확인을 받는 것이 안전해요.
Q&A
개인정보 이용내역 통지는 모든 회사가 해야 하나요
아니에요. 개인정보 이용내역 통지 의무는 일정 규모 이상을 처리하는 개인정보처리자에게만 적용돼요. 민감정보나 고유식별정보를 5만명 이상, 또는 개인정보를 100만명 이상 처리하는 경우가 대표적이고, 그 미만이라면 의무 대상은 아니지만 필요에 따라 자율적으로 통지할 수는 있어요.
개인정보 이용내역 통지는 얼마나 자주 해야 하나요
연 1회 이상 정기적으로 통지해야 해요. 정보주체가 내용을 쉽게 확인할 수 있는 방법으로 한 해에 최소 한 번은 이용 및 제공 내역을 알려야 하고, 회사 사정에 따라 더 자주 통지해도 괜찮아요.
어떤 방법으로 통지할 수 있나요
서면이나 전자우편, 전화, 문자전송처럼 정보주체가 쉽게 확인할 수 있는 방법을 쓸 수 있어요. 서비스를 제공하는 과정에서 알림창을 띄워 안내하는 방법도 인정돼요. 정보주체가 실제로 확인할 수 있는 연락 수단을 고르는 것이 중요해요.
정보주체가 통지를 원하지 않으면 어떻게 하나요
정보주체가 통지 수신을 거부하겠다고 밝히면 이후에는 통지하지 않을 수 있어요. 양식에도 통지 수신 여부를 표시하는 칸을 두어 계속 받을지 거부할지를 선택할 수 있게 해 두면 관리가 편해요.
개인정보 이용내역 통지서와 개인정보 처리방침은 어떻게 다른가요
개인정보 처리방침은 앞으로 개인정보를 어떻게 처리할지 기준을 공개하는 문서예요. 반면 이용내역 통지서는 실제로 수집해 이용하고 제공한 내역을 사후에 정기적으로 정보주체에게 알린다는 점에서 달라요. 두 문서는 서로를 대체하지 않고 함께 갖추어 두는 것이 좋아요.
마무리하며
개인정보 이용내역 통지서는 정보주체에게 개인정보의 이용과 제공 내역을 정기적으로 투명하게 알려 신뢰를 쌓는 문서예요. 통지 대상과 항목, 방법을 미리 잘 정리해 두면 매년 통지 업무를 훨씬 수월하게 진행할 수 있어요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 법적 효력이나 개별 상황에 대한 판단이 필요한 경우 개인정보 보호책임자나 전문가의 자문을 받으시길 권장합니다. 본 양식 사용으로 발생하는 문제에 대해 라이선스집은 책임지지 않습니다.
