거래명세서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 공급자와 공급받는자 정보, 품목 내역, 공급가액과 세액 합계, 부가가치세 별도 및 포함 표시, 결제 구분, 인수 확인란까지 공급자 보관용과 공급받는자 보관용 2매 표준 풀세트로 구성했습니다.
거래명세서 양식
거래명세서는 실제로 납품한 물품과 금액을 확인하는 문서예요. 공급자와 공급받는자의 정보를 좌우에 나란히 적고, 언제 무엇을 얼마에 얼마나 공급했는지를 품목별로 적은 뒤, 받은 쪽이 인수 확인 서명을 하는 것이 이 문서의 핵심입니다.
회원가입 없이 바로 받을 수 있습니다. 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있고, 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
공급자 보관용과 공급받는자 보관용 2매로 구성했습니다. 서명된 같은 문서를 양측이 각각 1부씩 보관해야 하기 때문이에요.
거래명세서란 무엇인가요
거래명세서는 이미 공급한 물품과 그 금액을 당사자끼리 확인하는 문서예요. 부가가치세법은 세금계산서의 기재사항과 서식만 정하고 있고, 거래명세서라는 문서 자체를 따로 규정하지는 않습니다.
그래서 법으로 정해진 서식이 없고 회사마다 조금씩 다른 양식을 씁니다.
다만 아무렇게나 만들어 쓰는 문서는 아니에요. 실무에서 쓰는 거래명세서는 대부분 세금계산서 법정 서식의 구조를 그대로 빌려옵니다.
공급자와 공급받는자를 좌우에 나란히 두고, 품목 표를 두고, 합계와 결제 구분을 두는 구성이 여기서 나왔어요. 본 양식도 그 구조를 따랐습니다.
거래명세서는 누가 쓰나요
물품이나 용역을 납품하는 쪽이 작성해서 받는 쪽에 전달합니다. 사업자 간 거래에서 주로 쓰이고, 받는 쪽이 인수 확인 서명을 해서 돌려주거나 한 부를 보관해요.
거래가 잦은 거래처와 매달 여러 건을 주고받는 경우에 특히 많이 씁니다. 건별로 거래명세서를 쌓아 두었다가 월말에 한꺼번에 세금계산서를 발급하는 흐름이 일반적이에요.
거래명세서에 들어가는 항목
본 양식은 세금계산서 법정 서식의 항목 구성을 재현했습니다.
| 구분 | 기재 항목 |
|---|---|
| 문서 정보 | 거래명세서 번호, 거래일자, 작성 연월일 |
| 공급자 | 등록번호, 상호(법인명), 성명(대표자), 사업장 주소, 업태, 종목, 연락처 |
| 공급받는자 | 등록번호, 상호(법인명), 성명(대표자), 사업장 주소, 업태, 종목, 연락처 |
| 품목 내역 | 일자, 품명, 규격, 수량, 단가, 공급가액, 세액, 비고 |
| 합계 | 공급가액 합계, 세액 합계, 부가가치세 별도 또는 포함, 합계 금액 |
| 결제 구분 | 현금, 수표, 어음, 외상 미수금, 영수 또는 청구 |
| 인수 확인 | 인수일, 인수자 성명, 인수자 서명 |
거래명세서와 세금계산서의 차이
가장 많이 헷갈리는 부분인데요. 결론부터 말하면 거래명세서는 세법상 적격증빙이 아닙니다.
| 구분 | 거래명세서 | 세금계산서 |
|---|---|---|
| 법적 근거 | 없음 (거래 관행) | 부가가치세법 |
| 적격증빙 | 아님 | 맞음 |
| 매입세액 공제 | 불가 | 가능 |
| 발급 의무 | 없음 | 있음 |
| 서식 | 정해진 것 없음 | 법정 서식 있음 |
| 상대방 서명 | 있음 (인수 확인) | 없음 |
거래명세서만 받고 세금계산서를 받지 않으면 부가가치세 매입세액 공제를 받을 수 없고 비용 처리도 어려워요. 공제를 받으려면 세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 중 하나를 반드시 따로 받아야 합니다.
그럼 거래명세서는 왜 쓸까요. 부가가치세법에는 관계 증명서류로 실제 거래 사실이 확인되는 경우 그 거래일을 작성 연월일로 해서 세금계산서를 발급할 수 있다는 내용이 있어요.
거래명세서가 바로 이 관계 증명서류 역할을 합니다. 세금계산서를 대신하지는 못하지만, 세금계산서의 근거가 되는 자료인 셈이에요.
한 가지 덧붙이면 거래명세서를 주고받았다고 해서 세금계산서 발급 의무가 사라지지 않습니다. 부가가치세법에 따라 법인사업자와 일정 규모 이상의 개인사업자는 전자세금계산서를 발급해야 해요.
견적서, 대금청구서와는 어떻게 다른가요
셋 다 거래 과정에서 쓰이지만 시점과 목적이 완전히 다릅니다.
| 구분 | 견적서 | 거래명세서 | 대금청구서 |
|---|---|---|---|
| 시점 | 계약 전 | 납품 시점 | 납품 후 |
| 목적 | 가격 제시 | 납품 사실과 금액 확인 | 대금 지급 요구 |
| 핵심 항목 | 견적 유효기간 | 인수 확인란 | 지급 기한과 계좌 |
| 금액의 의미 | 아직 확정되지 않은 제안가 | 이미 공급한 것의 확정 금액 | 받아야 할 채권액 |
| 상대방 서명 | 없음 | 있음 | 없음 |
순서대로 보면 이해가 쉬워요. 견적서로 얼마에 하겠다고 제안하고, 계약하고, 물건을 보내면서 거래명세서를 함께 보내고, 그 다음에 세금계산서를 발급하고, 돈을 못 받으면 대금청구서를 보냅니다.
거래명세서만 상대방이 서명하는 칸이 있다는 점이 결정적인 차이예요. 견적서와 청구서는 보내는 쪽이 일방적으로 작성해서 전달하는 문서지만, 거래명세서는 받는 쪽이 받았다고 확인해 주어야 문서로서 의미가 생깁니다.
인수 확인 서명은 왜 받아야 하나요
거래명세서에서 가장 중요한 칸인데 의외로 그냥 넘어가는 경우가 많아요.
상법에는 상인 간 매매에서 매수인이 물건을 받으면 지체 없이 검사해야 하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 즉시 통지해야 한다는 내용이 있습니다. 통지하지 않으면 계약 해제나 대금 감액, 손해배상을 청구하지 못해요.
바로 발견할 수 없는 하자는 6개월 안에 발견해서 통지하면 됩니다.
여기서 인수일이 그 기산점이 됩니다. 그래서 인수 확인 서명은 두 쪽 모두에게 의미가 있어요.
- 공급자 입장: 언제 무엇을 넘겼는지가 확정됩니다. 나중에 받은 적 없다는 주장을 막을 수 있어요.
- 공급받는자 입장: 검사 기간이 언제부터인지가 명확해집니다.
주의할 점이 하나 있어요. 인수자 서명은 물품을 받았다는 확인이지 하자가 없다는 확인이 아닙니다. 서명했다고 해서 하자담보책임을 포기한 것이 되지는 않아요.
다만 서명 후에도 검사와 통지는 별도로 해야 합니다. 참고로 공급자가 하자를 알고 있었던 경우에는 이 규정이 적용되지 않습니다.
부가가치세는 어떻게 적나요
본 양식은 공급가액과 세액을 나누어 적도록 했습니다. 부가가치세법이 세금계산서에 공급가액과 부가가치세액을 각각 적도록 정하고 있고, 거래명세서도 이 관행을 따르기 때문이에요.
부가가치세는 통상 공급가액의 10퍼센트입니다. 다만 항상 기계적으로 10퍼센트인 것은 아니에요.
면세 대상 재화나 용역이라면 세액이 없고, 거래 조건에 따라 달라질 수도 있습니다.
부가세 별도인지 포함인지를 반드시 표시해 두세요. 이 부분이 애매하면 나중에 총액을 두고 다툼이 생기기 쉬워요.
본 양식에는 별도와 포함을 고를 수 있는 칸을 두었습니다.
거래명세서 작성 방법
- 거래명세서 번호와 거래일자를 적습니다. 거래일자는 물품을 실제로 공급한 날이에요.
- 공급자와 공급받는자의 사업자등록번호, 상호, 대표자, 사업장 주소, 업태, 종목, 연락처를 좌우에 나란히 적습니다.
- 품목 표에 일자, 품명, 규격, 수량, 단가를 적고 공급가액과 세액을 계산해서 적습니다.
- 소계와 합계 금액을 적고 부가가치세 별도인지 포함인지 표시합니다.
- 결제 구분에서 현금, 수표, 어음, 외상 미수금 중 해당하는 칸에 금액을 적고 영수인지 청구인지 표시합니다.
- 물품을 전달하면서 받는 쪽의 인수일, 인수자 성명, 서명을 받습니다.
- 2매 중 1부는 공급자가, 1부는 공급받는자가 보관합니다.
거래명세서 작성 시 주의사항
세금계산서를 따로 발급하세요
가장 많이 하는 실수예요. 거래명세서를 줬으니 됐다고 생각하면 안 됩니다.
매입세액 공제와 비용 처리는 세금계산서로만 가능하고, 발급 의무도 그대로 남아 있어요.
인수 확인 서명을 빠뜨리지 마세요
서명 없는 거래명세서는 공급자가 혼자 작성한 문서일 뿐이에요. 나중에 대금을 청구할 때 실제로 납품했다는 자료로 쓰려면 받는 쪽의 확인이 있어야 합니다.
거래일자와 작성 연월일을 구분하세요
거래일자는 실제로 공급한 날이고, 작성 연월일은 문서를 만든 날입니다. 둘이 다를 수 있어요.
월합계로 세금계산서를 발급할 때 이 구분이 중요해집니다.
부가세 별도와 포함을 명확히 하세요
숫자만 적어 두고 별도인지 포함인지 표시하지 않으면 총액을 두고 분쟁이 생깁니다. 견적 단계부터 일관되게 표시해 두는 것이 좋아요.
보관 기간을 지키세요
상법에 따라 상인은 전표나 이와 비슷한 서류를 5년간 보존해야 합니다. 국세기본법에 따라 장부와 증거서류도 신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 해요.
거래명세서도 여기에 해당합니다.
거래명세서 활용 분야
- 물품 납품 시 인수 확인
- 월합계 세금계산서 발급의 근거 자료
- 미수금 관리와 대금 청구의 기초 자료
- 거래처별 거래 내역 정리
- 납품 수량이나 하자 분쟁 시 확인 자료
- 재고 입출고 대조
함께 쓰면 좋은 서식
거래 문서는 순서대로 이어집니다. 견적서로 가격을 제안하고, 거래명세서로 납품을 확인하고, 대금을 못 받으면 대금청구서를 보내는 흐름이에요.
| 서식 | 쓰는 시점 |
|---|---|
| 견적서 | 계약 전 가격을 제시할 때 |
| 거래명세서 | 물품을 납품하면서 확인할 때 |
| 대금청구서 | 납품 후 대금을 요구할 때 |
| 물품인수증 | 물품 인수 사실만 따로 확인할 때 |
Q&A
거래명세서만 받았는데 부가가치세 공제가 되나요
받을 수 없습니다. 거래명세서는 세법상 적격증빙이 아니에요.
매입세액 공제를 받으려면 세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 중 하나를 반드시 따로 받아야 합니다. 거래명세서만 가지고 있다면 거래처에 세금계산서 발급을 요청하세요.
거래명세서에 도장을 꼭 찍어야 하나요
법으로 정해진 것은 없습니다. 서명이든 도장이든 누가 언제 인수했는지 확인만 되면 됩니다.
다만 상대방 확인이 아예 없으면 공급자가 혼자 만든 문서가 되어 버리니, 서명이나 직인 중 하나는 꼭 받아 두세요.
인수자가 서명했으면 하자 문제를 못 따지나요
그렇지 않습니다. 인수자 서명은 물품을 받았다는 확인이지 하자가 없다는 확인이 아니에요.
다만 상법상 상인 간 매매에서는 받은 뒤 지체 없이 검사하고 하자를 발견하면 즉시 통지해야 하므로, 서명과 별개로 검사와 통지는 따로 챙겨야 합니다.
거래명세서를 안 쓰면 문제가 되나요
법적으로 발급 의무가 없으니 안 써도 제재는 없습니다. 그런데 나중에 대금을 청구할 때 실제로 납품했다는 것을 입증할 자료가 없어지는 것이 문제예요.
특히 구두로 주문받아 물건을 보낸 경우라면 거래명세서가 유일한 납품 증거가 되기도 합니다.
거래명세서 금액과 세금계산서 금액이 다르면 어떻게 하나요
세금계산서 금액이 기준이 됩니다. 세금계산서가 적격증빙이기 때문이에요.
다만 금액이 다르다는 것은 반품이나 단가 조정 같은 사유가 있었다는 뜻이므로, 그 사유를 비고란에 남겨 두고 필요하면 수정세금계산서를 발급받는 것이 안전합니다.
왜 2매로 발행하나요
양측이 서명된 같은 문서를 각각 보관해야 하기 때문이에요. 인수자가 서명한 원본을 공급자만 가지고 있으면 받는 쪽에는 무엇을 받았는지에 대한 기록이 남지 않습니다.
그래서 실무에서는 공급자 보관용과 공급받는자 보관용으로 나누어 발행하고, 인쇄된 복사 전표는 색으로 구분하는 것이 관행이에요.
거래명세서는 얼마나 보관해야 하나요
5년입니다. 상법에 따라 상인은 전표나 이와 비슷한 서류를 5년간 보존해야 하고, 국세기본법도 장부와 증거서류를 신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 정하고 있습니다.
참고로 상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년입니다.
마무리하며
거래명세서는 이미 납품한 물품과 금액을 확인하는 문서이고, 인수 확인 서명이 그 핵심입니다. 다만 세법상 적격증빙은 아니므로 세금계산서는 반드시 따로 발급하고 받아야 합니다.
본 양식은 라이선스집에서 무료로 제공합니다. 실제 거래에 적용할 때는 개별 사정에 따라 판단이 달라질 수 있으므로 세무사나 변호사 등 전문가의 자문을 받으시기 바랍니다. 본 양식의 사용으로 발생한 결과에 대해서는 책임지지 않습니다.
