납기 요청서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 요청 기본 정보, 수신 공급사와 발신 발주처 정보, 품목별 희망 납기일을 담은 납품 요청 내역, 납품과 검수 조건, 요청 사유, 회신 요청 사항, 요청 확인과 서명까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
납기 요청서 양식
납기 요청서는 발주처가 공급사에 품목, 수량, 희망 납품일, 납품 장소를 지정해 납품을 요청하는 문서예요. 아직 납품 일자가 확정되지 않은 발주 건에 대해 이 날짜까지 이렇게 납품해 달라고 정식으로 요청하는 서식이라, 이미 정해진 납기를 앞당기거나 미루는 납기 변경 요청서와는 쓰는 시점이 반대예요.
품목별 희망 납기일과 납품 조건, 회신 요청까지 한 장에 담아 공급사의 확답을 받는 것이 이 문서의 정체성이에요.
파일은 워드, 한글, 구글 문서 등 대부분의 문서 도구에서 열 수 있고, 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있습니다. 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
납기 요청서란
납기 요청서는 구매자인 발주처가 공급사에 원하는 납품 일자를 지정해 납품을 청하는 실무 서식이에요. 조달청이 계약 업체에 보내는 납품요구서가 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 납품기한, 납품장소, 인도조건을 갖추는 것처럼, 기업 간 거래에서도 같은 골격으로 희망 납기를 요청하는 문서가 쓰여요.
한 가지 짚어 두면, 납기는 계약의 핵심 조건이라 전화나 말로만 정하면 나중에 지연 책임을 두고 다툼이 생기기 쉬워요. 개인적으로 이 서식의 가치는 요청한 날짜와 조건이 기록으로 남고, 공급사의 회신까지 이어져 납기가 문서로 확정된다는 점에 있다고 봐요.
하도급거래나 수탁, 위탁거래에서는 납품 시기와 장소, 검사 방법이 계약 서면에 꼭 적어야 하는 내용이기도 해서, 요청서를 계약 서면과 일치시켜 두면 분쟁 예방에 도움이 돼요.
납기 요청서 주요 기재 항목
납기 요청서에는 요청 기본 정보부터 회신 요청까지, 납기를 지정하고 확답을 받는 데 필요한 항목이 기본형 2페이지 구성으로 들어가요. 라이선스집 양식은 받아서 바로 기입할 수 있도록 실무형으로 구성했습니다.
| 구분 | 주요 내용 |
|---|---|
| 요청 기본 정보 | 문서번호, 요청 일자, 발주서 번호, 계약번호, 요청 구분(신규, 정기, 긴급, 분할) |
| 수신(공급사) 정보 | 회사명, 대표자, 사업자등록번호, 담당자, 연락처, 이메일 |
| 발신(발주처) 정보 | 회사명, 담당 부서, 담당자, 직위, 연락처, 이메일 |
| 납품 요청 내역 | 품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 품목별 희망 납기일, 합계 |
| 납품 및 검수 조건 | 납품 장소, 희망 납기일, 인도 조건, 분할 납품, 검사 방법, 지급 방법과 기일 |
| 요청 사유 | 납기를 지정하는 사유와 배경 서술란 |
| 회신 요청 사항 | 회신 기한, 회신 담당자, 회신 방법(서면, 이메일, 전자 구매 시스템) |
| 요청 확인 및 서명 | 발주처 담당자와 부서장 서명, 수신 공급사 표기 |
납기 요청서 작성 방법
납기 요청서는 위에서 아래로 요청 기본 정보부터 차례대로 채우면 돼요. 먼저 신규 발주분 납기 지정인지, 긴급 납품인지, 분할 납품인지 요청 구분을 표시하고, 발주서나 계약이 이미 있다면 해당 번호를 적어 어느 거래 건의 납기인지 분명히 해요.
그다음 수신 공급사와 발신 발주처의 담당자 정보를 적어요. 납기 협의는 실무자끼리 오가는 일이 많아서 양쪽 담당자 연락처를 정확히 적어야 회신이 빨라져요.
이어서 납품 요청 내역 표에 품명과 규격, 수량, 단가를 발주서와 동일하게 적고, 품목마다 희망 납기일을 기재해요. 품목별 일정이 다르면 각 행에 개별로 적으면 됩니다.
납품 및 검수 조건에는 납품 장소와 인도 조건, 검사 방법, 대금 지급 방법을 체크해요. 마지막으로 납기를 지정하는 사유를 적고 회신 기한을 정한 뒤 담당자와 부서장이 서명하면 공급사에 보낼 준비가 끝나요.
사실 회신 기한을 적는 부분이 이 서식에서 은근히 중요한데, 기한이 없으면 요청서만 보내 놓고 확답 없이 시간이 흐르는 일이 생기거든요.
납기 요청서 작성 시 주의사항
납기 요청서를 작성할 때 가장 신경 써야 할 건 요청한 날짜가 공급사의 회신으로 확정되기 전까지는 합의된 납기가 아니라는 점이에요. 아래 네 가지는 꼭 확인하시는 게 좋아요.
희망 납기일은 공급사의 생산과 운송 기간을 감안해 정해요. 무리하게 짧은 납기를 일방적으로 지정하면 품질 문제나 지연으로 되돌아오기 쉽고, 하도급거래에서는 통상보다 현저히 짧은 납기를 강요하는 것이 부당한 위탁으로 문제 될 수 있어요.
납기 말일의 공휴일 여부를 확인해요. 공공 계약 기준으로도 납품 기한의 말일이 공휴일이면 그 다음 날부터 지체일수를 계산하도록 되어 있어서, 처음부터 영업일 기준으로 날짜를 정하는 것이 깔끔해요.
검사와 대금 조건을 함께 적어요. 하도급거래 공정화에 관한 법률은 목적물을 받은 날부터 10일 이내에 검사 결과를 서면으로 알리고, 납품대금은 받은 날부터 60일 이내에 지급하도록 정하고 있어요.
요청서 단계에서 검사 방법과 지급 기일을 함께 밝혀 두면 뒤에서 조건을 두고 다툴 일이 줄어요.
공급사의 회신을 문서로 받아요. 요청서를 보냈다고 납기가 확정되는 것이 아니라, 공급사가 가능 여부를 회신하고 양측이 합의해야 확정돼요.
회신이 없으면 회신 기한을 근거로 다시 확인하고, 확정된 납기는 발주서나 계약 서면에 반영해 두는 것이 안전해요.
납기 요청서 활용 분야
납기 요청서는 납품 일정이 오가는 거의 모든 거래에서 쓰여요. 제조업의 부품과 원자재 조달, 유통업의 상품 입고, 건설 현장의 자재 반입, 사무용품이나 판촉물 구매까지, 발주처가 날짜를 지정해 물건을 받아야 하는 상황이면 두루 활용돼요.
단가계약이나 연간 계약을 맺어 두고 필요할 때마다 납품을 요구하는 거래에서 특히 유용하고, 긴급 발주나 분할 납품 요청에도 같은 서식을 쓸 수 있어요. 납품이 끝난 뒤에는 납품 확인서로 수령 사실을 남기고, 확정된 납기를 바꿔야 할 때는 납기 변경 요청서를 쓰는 식으로 단계별 서식을 이어서 활용하면 됩니다.
Q&A
발주서를 이미 보냈는데 납기 요청서를 따로 보내야 하나요
발주서에 납기일이 명시되어 있다면 별도의 납기 요청서 없이 발주서만으로 충분한 경우가 많아요. 다만 발주서에 납기를 정하지 않았거나, 단가계약처럼 계약만 있고 회차별 납품 일정은 그때그때 정하는 거래, 긴급 납품이나 분할 납품처럼 일정 협의가 필요한 경우에는 납기 요청서를 따로 보내 회신을 받아 두는 것이 안전해요.
공급사가 희망 납기일을 맞추기 어렵다고 회신하면 어떻게 하나요
공급사가 제시한 가능 일자를 기준으로 다시 협의해 납기를 확정하면 돼요. 회신 요청 사항에 적어 둔 회신 기한과 방법대로 가능 일자와 사유를 받아 보고, 합의된 날짜를 발주서나 계약 서면에 반영해 두면 됩니다.
일정이 급하다면 분할 납품으로 일부라도 먼저 받는 방안을 함께 협의하는 것이 실무에서 자주 쓰는 방법이에요.
납기 요청서에 적은 날짜를 어겼다고 바로 지체상금을 물릴 수 있나요
요청서에 적은 희망 납기일만으로는 어렵고, 그 날짜가 계약이나 발주서상 납품 기한으로 확정되어 있어야 지체상금을 물을 근거가 생겨요. 납기 요청서는 어디까지나 요청 문서라서, 공급사의 회신과 합의를 거쳐 계약 조건이 된 날짜가 기준이 되거든요.
그래서 요청 후 확정된 납기를 반드시 서면에 남겨 두는 것이 중요해요.
희망 납기일은 어느 정도 여유를 두고 정하는 것이 좋나요
품목의 통상 리드타임에 운송과 검수 기간을 더해 정하는 것이 기본이에요. 재고가 있는 규격품은 며칠이면 되지만 주문 제작품은 몇 주가 걸릴 수 있어서, 공급사에 사전에 소요 기간을 확인하고 거기에 검수와 하자 보완 여유를 얹어 잡는 것이 안전해요.
말일이 공휴일에 걸리지 않는지도 함께 확인하면 좋아요.
품목마다 납품일을 다르게 하거나 나눠서 받고 싶으면 어떻게 적나요
납품 요청 내역 표의 품목별 희망 납기일 칸에 행마다 다른 날짜를 적으면 돼요. 같은 품목을 여러 번에 나눠 받고 싶다면 요청 구분에서 분할 납품을 체크하고, 회차별 수량과 일자를 행을 나눠 적거나 특기 사항에 분할 일정을 밝히면 됩니다.
분할 납품 가능 여부 체크란이 있어서 공급사와 조건을 명확히 하기에도 좋아요.
마무리하며
납기 요청서는 발주처가 품목과 수량, 희망 납품일을 지정해 공급사에 납품을 요청하고, 회신을 받아 납기를 문서로 확정하는 서식이에요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 계약서와 회사의 거래 조건에 맞게 항목을 수정하시고, 지체상금이나 하도급 대금과 관련한 구체적인 판단이 필요하면 계약 담당 부서나 전문가의 자문을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.
