납품 확인서 양식 무료 다운로드

납품 확인서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 발급 기본 정보, 발주처 정보, 공급자 정보, 계약 및 납품 정보, 납품 내역, 검수 결과, 확인 및 서명까지 표준 풀세트로 구성했습니다.

납품 확인서 양식

납품 확인서는 공급자가 계약이나 발주에 따라 물품을 납품한 뒤, 발주처가 품목과 수량, 납품일, 검수 결과를 확인하고 서명해 주는 문서예요.

공급자 입장에서는 대금을 청구하거나 납품실적을 증명할 때 꺼내는 증빙 자료가 되고, 발주처 입장에서는 물품을 제대로 받았다는 기록이 돼요.

납품이 늦어진 사정을 소명하는 납품 지연 사유서나 창고 관점에서 입고 사실을 남기는 입고 확인서, 공급자 내부에서 출고를 기록하는 물품 출고 확인서와 달리, 발주처가 정상 납품을 확인해 준다는 점이 이 서식의 정체성이에요.

납품 확인서 양식 다운로드

파일은 워드, 한글, 구글 문서 등 대부분의 문서 도구에서 열 수 있고, 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있습니다. 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.

납품 확인서란

납품 확인서는 물품이 계약대로 납품되었음을 발주처가 확인해 주는 서식이에요. 발급 기본 정보와 양측 정보, 계약 및 납품 정보, 납품 내역, 검수 결과, 확인 서명이 한 흐름으로 이어져요.

조달 실무에서는 물품이 규격대로 만들어졌는지 확인하는 검사와, 손상 없이 수량대로 납품되었는지 확인하는 검수를 구분하는데, 납품 확인서는 이 검수 결과까지 담아 납품이 마무리되었음을 남기는 문서예요. 개인적으로 이 서식의 핵심은 발주처의 서명란이라고 봐요.

공급자가 혼자 작성하는 문서가 아니라 물품을 받은 쪽이 확인해 주는 문서라서, 서명 하나로 증빙 가치가 크게 달라지거든요.

납품 확인서 주요 기재 항목

납품 확인서에는 발급 목적부터 검수 결과까지, 납품 사실을 증명하는 데 필요한 항목이 차례로 들어가요. 라이선스집 양식은 받아서 바로 기입할 수 있는 기본형 2페이지로 구성했습니다.

구분	주요 내용
발급 기본 정보	발급일자, 문서번호, 발급 용도(대금 청구용, 납품실적 증명용, 내부 보관용)
발주처(확인 기관) 정보	기관(회사)명, 부서, 담당자, 연락처
공급자(납품업체) 정보	상호, 사업자등록번호, 대표자, 담당자, 주소, 연락처
계약 및 납품 정보	계약(발주)명과 번호, 계약일자, 납품기한, 납품일자, 납품장소, 납품 구분
납품 내역	품명, 규격, 단위, 수량, 단가, 금액, 합계, 부가가치세 포함 여부
검수 결과	검수일자, 검수자, 검수 방법, 검수 결과(합격, 보완 후 합격, 일부 반품), 특이사항
확인 및 서명	확인 문구, 확인 일자, 공급자와 발주처 확인자 서명

납품 확인서 작성 방법

납품 확인서는 위에서 아래로 발급 기본 정보부터 차례대로 채우면 돼요. 먼저 발급일자와 발급 용도를 표시하는데, 대금 청구에 쓸 건지 납품실적 증명에 쓸 건지 목적을 분명히 해 두면 나중에 문서를 찾기도 쉬워요.

그다음 발주처와 공급자 정보를 각각 적어요. 공급자의 상호와 사업자등록번호는 사업자등록증과 똑같이 적어야 세금계산서나 대금 지급 단계에서 혼선이 생기지 않아요.

이어서 계약 및 납품 정보에 계약명과 계약일자, 납품기한과 실제 납품일자를 적고, 납품 내역 표에 품명과 규격, 단위, 수량, 단가, 금액을 한 줄씩 기재해요. 금액 합계 아래에는 부가가치세가 포함된 금액인지 별도인지 표시하는 칸을 두었어요.

마지막으로 검수 결과를 채워요. 검수일자와 검수자를 적고 전수 검수인지 표본 검수인지 방법을 표시한 뒤, 합격 여부를 체크해요.

보완 후 합격이나 일부 반품이 있다면 특이사항란에 구체적으로 남기고, 확인 문구 아래에 공급자와 발주처 확인자가 각각 서명하면 완성이에요.

납품 확인서 작성 시 주의사항

납품 확인서를 작성할 때 가장 신경 써야 할 건 기재 내용이 다른 거래 서류와 정확히 일치하는지예요. 아래 네 가지는 꼭 확인하시는 게 좋아요.

품명과 규격, 수량, 금액은 계약서, 거래명세서, 세금계산서와 맞춰 적어요. 서류마다 수량이나 금액이 다르면 대금 정산이 늦어지고, 실적 증명에서도 신뢰를 잃기 쉬워요.

발주처의 서명이나 직인을 꼭 받아요. 납품 확인서는 물품을 받은 쪽이 확인해 주어야 의미가 있는 문서라서, 공급자 서명만 있으면 증빙 가치가 크게 떨어져요.

납품실적 증명 용도라면 발주처 직인이 필요한 경우가 많아요.

세금계산서는 별도로 발행해요. 납품 확인서와 거래명세서는 세법상 적격증빙이 아니라 거래 사실을 입증하는 참고 자료예요.

부가가치세 처리를 위해서는 세금계산서를 따로 발행해야 해요.

납품기한을 넘겼다면 사유를 함께 남겨요. 기한을 지나 납품하면 계약에 따라 지체상금이 발생할 수 있어요.

지연 사유와 발주처와 협의한 내용을 별도 문서로 남겨 두면 분쟁을 줄일 수 있어요.

납품 확인서 활용 분야

납품 확인서는 물품이 오가는 거의 모든 거래에서 쓰여요. 제조업의 원자재와 부품 납품, 유통업의 상품 공급, 사무용품이나 비품 납품, 공사 자재 납품까지 두루 활용돼요.

특히 관공서나 공공기관과 거래하는 회사라면 입찰 참가나 실적 평가에서 납품실적을 증명할 일이 많아, 건별로 납품 확인서를 챙겨 두는 습관이 큰 자산이 돼요. 공공 조달에서는 국가계약법과 지방계약법의 검사 규정, 물품관리법의 검수 규정에 따라 검사와 검수 절차가 별도로 진행되니, 민간 거래보다 확인 절차가 꼼꼼하다는 점도 알아 두면 좋아요.

회사에 따라 항목을 더하거나 빼서 그대로 쓸 수 있습니다.

Q&A

납품확인서와 거래명세서는 어떻게 다른가요

거래명세서는 공급자가 무엇을 얼마나 납품하는지 스스로 정리해 건네는 문서이고, 납품확인서는 물품을 받은 발주처가 정상 납품을 확인하고 서명해 주는 문서예요. 실무에서는 거래명세서에 인수자 서명을 받아 납품확인서를 갈음하기도 하지만, 검수 결과와 발급 용도까지 남기려면 납품확인서를 따로 쓰는 편이 확실해요.

납품확인서만 있으면 세금계산서 없이 비용 처리가 되나요

안 됩니다. 납품확인서는 거래 사실을 입증하는 참고 자료일 뿐 세법상 적격증빙이 아니에요.

부가가치세 매입세액 공제나 비용 처리를 위해서는 세금계산서를 별도로 발행받아야 하고, 납품확인서는 분쟁이 생겼을 때 납품 사실을 뒷받침하는 보조 증거로 활용돼요.

발주처 직인 없이 담당자 서명만 있어도 효력이 있나요

담당자 서명만으로도 납품 사실을 확인하는 증거가 될 수 있어요. 다만 납품실적 증명이나 입찰 제출용으로 쓸 때는 기관 직인이나 대표자 날인을 요구하는 경우가 많아서, 발급 용도를 먼저 확인하고 필요한 수준의 서명을 받아 두는 것이 안전해요.

납품기한을 넘겨 납품했는데 확인서를 받을 수 있나요

받을 수 있어요. 납품 확인서는 납품이 완료된 사실을 확인하는 문서라서 기한을 넘겼더라도 발급 자체는 문제가 없어요.

다만 계약에 따라 지체상금이 발생할 수 있으니, 실제 납품일자를 사실대로 적고 지연 사유와 협의 내용을 별도 문서로 남겨 두는 것이 좋아요.

공공기관에 납품한 실적은 어떻게 증명하나요

공공기관 납품 실적은 해당 기관이나 조달 시스템을 통해 납품실적증명서를 발급받는 방법이 일반적이에요. 기관마다 발급 절차가 달라서 계약 담당 부서에 신청 방법을 확인하는 것이 빠르고, 평소에 건별 납품 확인서와 검수 서류를 모아 두면 증명서 발급이나 실적 정리가 한결 수월해요.

마무리하며

납품 확인서는 물품이 정상적으로 납품되었음을 발주처가 확인해 주는 문서로, 품목과 수량, 납품일, 검수 결과, 양측 서명을 한 장에 남겨 대금 청구와 실적 증명의 기초가 되는 서식이에요.

본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 회사의 거래 관행과 계약 내용에 맞게 항목을 수정하시고, 대금 정산이나 지체상금과 관련한 구체적인 판단이 필요하면 계약 담당 부서나 전문가의 자문을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.