데이터 제공 요청서(외부기관) 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 요청기관 정보와 요청 데이터 내역, 이용 목적과 요청 근거, 개인정보 처리 수준, 제공 방법과 이용 기간, 보안 준수 확약, 파기 계획, 검토 및 처리 결과까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
데이터 제공 요청서 양식
데이터 제공 요청서(외부기관)는 외부기관이 데이터를 보유한 기관에 자료 제공을 공식적으로 요청할 때 작성하는 문서예요. 요청기관 정보와 요청 데이터 내역, 이용 목적, 보안 준수 확약, 파기 계획을 한 장에 정리해 제공 여부를 검토받을 수 있어요.
한 가지 짚어 두면, 이 요청서는 밖에서 안으로 자료를 요청하는 문서예요. 내부 임직원이 회사 데이터를 외부로 가지고 나갈 때 쓰는 데이터 반출 신청서와는 방향이 반대라서, 두 서식을 구분해 두면 관리가 훨씬 깔끔해져요.
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데이터 제공 요청서란
데이터 제공 요청서(외부기관)는 공공기관, 연구기관, 대학, 민간기업 같은 외부기관이 다른 기관이 보유한 데이터의 제공을 요청하는 서식이에요. 공공데이터의 제공 및 이용 활성화에 관한 법률의 제공 신청 절차와 개인정보 보호법의 제3자 제공 요건을 바탕으로 구성했어요.
개인적으로 이 요청서의 핵심은 이용 목적과 법적 근거라고 봐요. 어떤 데이터를 왜 쓰려는지, 법령상 근거나 정보주체 동의 같은 요청 근거가 무엇인지 분명해야 제공기관이 제공 여부를 판단할 수 있거든요.
참고로 요청서에는 제공기관이 기재하는 검토 및 처리 결과란도 함께 있어요. 접수부터 제공 여부 결정까지 한 장에서 관리할 수 있어서, 요청하는 쪽과 제공하는 쪽 모두 활용할 수 있는 구조예요.
데이터 제공 요청서 작성 방법
작성은 요청기관 정보부터 시작해요. 기관명과 사업자등록번호, 대표자, 주소를 적고, 데이터를 실제 수령하고 관리할 담당자의 부서와 성명, 연락처를 기재해요.
기관 유형도 공공기관, 연구기관, 대학, 의료기관, 민간기업 중에서 표시해요.
그다음 요청 데이터 내역에 데이터명과 주요 항목, 대상 기간, 예상 규모를 적고 데이터 형태와 제공 형식을 표시해요. 여러 건을 요청한다면 별지의 요청 데이터 상세 명세서에 데이터별로 한 줄씩 정리하면 돼요.
이어서 이용 목적을 구체적으로 쓰고 요청 근거를 표시해요. 개인정보가 들어 있다면 익명처리나 가명처리 같은 처리 수준도 함께 정해요.
제공 방법과 희망 제공일, 이용 기간과 파기 계획을 적고, 보안 준수 사항 확약을 확인한 뒤 담당자와 기관장이 서명하면 마무리돼요.
데이터 제공 요청서 작성 시 주의사항
가장 신경 쓸 부분은 개인정보 포함 여부예요. 개인정보가 들어 있는 데이터는 개인정보 보호법의 제3자 제공 규정과 목적 외 이용 제한 규정의 요건을 충족해야 제공될 수 있어서, 정보주체 동의서나 법령상 근거 자료를 함께 준비해야 해요.
이용 목적은 최대한 구체적으로 적는 게 좋아요. 목적이 막연하면 제공기관이 판단을 미루거나 제공을 거절할 수 있거든요.
필요한 항목만 최소한으로 요청하는 것도 승인 가능성을 높이는 요령이에요.
참고로 제공받은 데이터는 기재한 목적과 기간 안에서만 쓸 수 있어요. 제공기관 동의 없이 제3자에게 다시 제공하면 법적 책임이 생길 수 있고, 이용이 끝나면 지체 없이 파기하고 결과를 통보해야 한다는 점도 기억해 두세요.
Q&A
데이터 제공 요청서와 데이터 반출 신청서는 어떻게 다른가요
데이터 제공 요청서는 외부기관이 자료 보유 기관에 제공을 요청하는 문서이고, 데이터 반출 신청서는 내부 구성원이 내부 데이터를 외부로 반출할 때 승인을 받는 문서예요. 요청 방향이 반대라서 상황에 맞는 서식을 골라 쓰면 돼요.
개인정보가 들어 있는 데이터도 요청할 수 있나요
네, 다만 개인정보 보호법의 요건을 충족해야 해요. 정보주체의 동의가 있거나 법령상 근거가 있는 경우에만 제공될 수 있고, 가능하면 익명처리나 가명처리된 형태로 요청하는 게 승인받기 쉬워요.
동의서나 근거 자료를 첨부하면 검토가 빨라져요.
제공기관은 얼마 만에 답을 주나요
공공데이터 제공 신청의 경우 요청을 받은 날부터 10일 이내에 제공 여부를 결정해 통보하는 것이 원칙이에요. 민간 기관은 정해진 기한이 없지만, 요청서에 희망 회신 기한을 적어 두면 일정 관리에 도움이 돼요.
어떤 서류를 함께 내야 하나요
요청 근거에 맞는 서류를 첨부하면 돼요. 기본으로 사업자등록증 사본을 준비하고, 개인정보가 포함되면 정보주체 동의서, 연구 목적이면 연구계획서와 IRB 승인서, 제공기관이 요구하면 보안서약서를 함께 제출해요.
첨부 서류란에 목록을 정리할 수 있어요.
받은 데이터는 언제까지 쓸 수 있나요
요청서에 기재한 이용 기간까지만 쓸 수 있어요. 기간이 끝나거나 이용 목적이 달성되면 지체 없이 파기하고, 파기 결과를 제공기관에 통보해야 해요.
파기확인서 제출을 약속했다면 잊지 말고 챙기는 게 좋아요.
마무리하며
데이터 제공 요청서(외부기관)는 외부기관이 자료 보유 기관에 데이터 제공을 요청하면서 이용 목적과 근거, 보안 확약, 파기 계획까지 한 번에 정리하는 서식이에요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 기관의 데이터 관리 규정과 요청 상황에 맞게 항목을 수정하시고, 개인정보 제3자 제공처럼 법적 판단이 필요한 사안은 개인정보 보호 담당자나 전문가의 자문을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.
