시말서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 성명과 소속 부서, 직위와 직급, 사번, 연락처, 입사일을 적는 인적사항, 발생 일시와 장소, 관련 업무, 육하원칙에 따라 사실 관계를 적는 사건 경위 보고 사항까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
시말서 양식
시말서는 근로자가 회사에 사건의 경위를 보고하고 재발 방지 대책을 밝히는 문서예요. 본 양식은 인적사항과 발생 개요, 사건 경위, 본인의 과실 또는 사유, 재발 방지 대책, 서명란까지 한 장에 담은 기본형이에요.
다른 시말서 양식과 다른 점이 하나 있는데, 반드시 적어야 하는 칸과 본인이 스스로 판단해서 적는 칸을 왼쪽에 구분해 두었다는 것이에요. 법원이 이 둘을 전혀 다르게 보고 있거든요.
내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있습니다. 출력해서 손으로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
시말서란
시말서는 일의 처음과 끝(시말)을 적어 회사에 내는 문서예요. 지각이나 무단결근, 업무상 실수, 사규 위반 같은 일이 생겼을 때 회사가 제출을 요구하는 경우가 많아요.
그런데 시말서는 법으로 정해진 서식이 아니에요. 고용노동부가 표준근로계약서나 표준취업규칙은 배포하지만 시말서 서식은 배포하지 않고, 근로기준법과 그 하위 법령에도 시말서 별지 서식이 없어요.
회사마다 자체 양식을 쓰는 임의 서식이라서, 회사에 양식이 있으면 그걸 쓰고 없으면 본 양식처럼 필요한 항목을 담아 제출하면 충분해요.
시말서와 경위서의 차이
가장 많이 검색되는 부분이에요. 두 문서는 목적이 달라요.
| 구분 | 경위서 | 시말서 |
|---|---|---|
| 목적 | 무슨 일이 있었는지 사실 관계를 밝힘 | 경위 보고에 더해 재발 방지 대책까지 밝힘 |
| 중심 내용 | 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜 | 경위 + 본인의 과실 또는 사유 + 재발 방지 |
| 징계와의 관계 | 사실 확인 단계에서 제출 | 견책 등 징계의 집행 수단이 되기도 함 |
한 가지 재밌는 건, 법원은 시말서라는 말 자체가 두 가지 뜻으로 쓰인다고 봤어요. 하나는 경위와 전말을 적어 내는 경위서라는 뜻이고, 다른 하나는 잘못을 반성하고 사죄하는 반성문이라는 뜻이에요.
그리고 이 둘 중 어느 쪽이냐에 따라 법적 결론이 완전히 달라져요. 이게 시말서를 이해하는 핵심이에요.
회사가 시말서를 요구하면 반드시 써야 하나요
경위를 보고하라는 취지라면 써야 해요. 법원은 근로자에게 근로계약에 부수하는 신의칙상 의무로서 근로관계와 관련한 사고 등이 발생한 경우 사용자의 조사에 협조할 의무가 있다고 봤어요.
그래서 사건의 경위를 적어 내라는 요구는 정당한 업무 명령이고, 이를 거부하면 그 자체가 징계 사유가 될 수 있어요.
그런데 반성하고 사죄하라는 취지라면 이야기가 완전히 달라져요. 법원은 이렇게 판단했어요.
시말서 제출명령이 단순히 사건의 경위를 보고하는 데 그치지 않고 더 나아가 자신의 잘못을 반성하고 사죄한다는 내용이 포함된 사죄문 또는 반성문을 작성하여 제출하도록 하는 취지라면, 이는 헌법상 보장하고 있는 양심의 자유, 즉 양심에 반하는 행동을 하지 않을 자유를 침해하는 것으로서 위법한 업무명령이다.
이 판단은 대법원에서 그대로 확정됐어요(2009두6605). 그래서 반성문 성격의 시말서는 회사가 강제할 수 없고, 그런 내용을 적지 않았다는 이유로 징계를 하거나 징계 수위를 높이는 것도 허용되지 않아요.
심지어 취업규칙에 그렇게 정해 두었더라도 그 규정 자체가 헌법에 위반되어 효력이 없다고 봤어요.
개인적으로 이 대목이 인상적이었는데, 법원이 판결문에서 반성문이나 사죄문 형태의 시말서를 무분별하게 요구해 온 것을 기존의 잘못된 관행이라고 직접 표현했거든요. 관행이 곧 적법은 아니라는 걸 분명히 한 셈이에요.
그런데 자발적으로 반성을 적으면 어떻게 되나요
여기가 중요해요. 같은 판결에서 법원은 근로자가 자발적으로 반성과 사죄의 내용이 포함된 시말서를 제출한 경우에는 이를 뉘우치는 정상(개전의 정)이 있다고 보아 징계를 감경하는 사유로 삼을 수 있다고 했어요.
정리하면 이렇게 돼요.
| 구분 | 경위 보고 | 반성과 사죄 |
|---|---|---|
| 회사가 요구할 수 있나 | 요구할 수 있음(정당한 업무 명령) | 강제할 수 없음(양심의 자유 침해) |
| 안 쓰면 징계 사유인가 | 징계 사유가 될 수 있음 | 징계 사유로 삼을 수 없음 |
| 자발적으로 쓰면 | 당연히 유리 | 징계 감경 사유가 될 수 있음 |
본 양식이 왼쪽에 보고 사항과 자발 기재 사항을 나눠 둔 이유가 바로 이거예요. 경위 칸은 성실히 적되, 과실 인정과 재발 방지 칸은 본인이 상황을 보고 판단해서 적으면 돼요.
안 적었다고 그것만으로 불이익을 줄 수는 없고, 반대로 적으면 감경 요소가 될 수 있으니 본인에게 유리한 선택을 하시면 돼요.
시말서를 내면 징계 이력이 남나요
시말서 제출 그 자체가 징계는 아니에요. 다만 많은 회사의 취업규칙이나 인사규정이 가장 가벼운 징계인 견책을 “시말서를 제출하게 하고 훈계한다”라는 식으로 정하고 있어요.
그래서 견책 처분의 집행 수단으로 시말서를 내게 되는 경우가 많고, 이때는 견책이라는 징계가 인사 기록에 남는 거예요.
사실 구분해서 보시면 돼요. 정식 징계 절차 없이 부서장이 주의를 주면서 받아 가는 시말서라면 그 자체로 징계 이력이 되지는 않아요.
반면 징계위원회를 거쳐 견책 처분을 받고 그 집행으로 내는 시말서라면 견책이 기록에 남는 거고요. 참고로 시말서가 여러 장 쌓였다는 사실만으로 해고가 정당해지지는 않지만, 나중에 징계 수위를 정할 때 참작 자료로 쓰일 수는 있어요.
주요 기재 항목
본 양식은 다음 항목으로 구성돼 있어요.
- 인적사항: 성명, 소속 부서, 직위와 직급, 사번, 연락처, 입사일
- 발생 개요: 발생 일시, 발생 장소, 관련 업무, 인지 경위
- 사건 경위(보고 사항): 육하원칙에 따른 사실 관계 서술란
- 본인의 과실 또는 사유(자발 기재 사항): 과실 구분 체크(본인 과실 인정, 일부 인정, 과실 없음)와 서술란
- 재발 방지 대책(자발 기재 사항): 구체적 대책 서술란
- 확인과 제출: 확인 문구, 작성일, 작성자 성명과 서명 또는 날인, 대표이사 귀하
주민등록번호 칸은 일부러 넣지 않았어요. 시말서는 채용 서류가 아니라 이미 재직 중인 사람이 내는 사내 문서라서 사번과 소속만으로 특정이 되거든요.
시말서 작성 방법
먼저 발생 개요를 채워요. 발생 일시와 장소는 최대한 구체적으로 적습니다.
“지난주쯤”이 아니라 날짜와 시각을 적는 게 좋아요. 나중에 사실 관계를 다툴 때 이 칸이 기준이 되거든요.
다음이 사건 경위인데, 여기는 사실만 적어요. 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜 발생했는지를 시간 순서대로 담담하게 씁니다.
감정이나 변명을 섞으면 오히려 신뢰를 잃어요. 사실과 다르게 적으면 그게 별도의 문제가 될 수 있으니 이 칸은 정확하게만 쓰시면 돼요.
그 다음이 과실 구분과 재발 방지 대책이에요. 본인 과실이 명백하다면 인정하고 구체적인 대책을 적는 편이 감경에 유리해요.
반대로 과실이 없다고 생각한다면 과실 없음에 표시하고 경위만 적어도 돼요. 억울한데 억지로 잘못했다고 적을 필요는 없어요.
마지막으로 작성일과 서명을 하고 제출하는데, 이메일이나 사내 결재처럼 기록이 남는 방식을 함께 쓰는 걸 권해요. 제출했는데 안 냈다는 말이 나오는 상황을 막을 수 있어요.
시말서 작성 시 주의사항
사실과 다르게 적지 않기
경위 칸에 사실과 다른 내용을 적으면 원래 문제보다 그게 더 큰 문제가 될 수 있어요. 기억이 불확실하면 확실한 것과 불확실한 것을 구분해서 적으세요.
억지 반성은 적지 않아도 됨
법원이 반성 강요를 위법하다고 본 이상, 납득이 안 되는 상황에서 반성한다고 적을 의무는 없어요. 다만 자발적으로 적으면 감경 요소가 될 수 있다는 점은 알고 선택하세요.
과실 인정은 신중하게
과실을 인정한 시말서는 나중에 징계 절차나 손해배상 다툼에서 근거로 쓰일 수 있어요. 사실관계가 정리되지 않았다면 경위만 적고 과실 판단은 유보하는 것도 방법이에요.
사본 보관하기
제출 전에 반드시 사본을 남기세요. 원본만 내면 나중에 내가 무엇을 적었는지 확인할 방법이 없어요.
반복 강요는 괴롭힘일 수 있음
고용노동부의 직장 내 괴롭힘 판단 기준은 지위나 관계의 우위를 이용했는지, 업무상 적정 범위를 넘었는지, 신체적이나 정신적 고통을 주었는지를 봐요. 불응할 때마다 시말서를 쓰게 하는 식의 행위는 업무상 적정 범위를 넘은 것으로 판단될 수 있어요.
부당한 징계를 받았다면
징계에는 정당한 이유가 있어야 해요. 근로기준법은 사용자가 근로자에게 정당한 이유 없이 해고, 휴직, 정직, 전직, 감봉, 그 밖의 징벌을 하지 못한다고 정하고 있어요.
절차도 중요한데, 취업규칙에 출석과 진술 기회를 주도록 정해져 있다면 그 절차는 징계처분의 유효 요건이에요. 소명 자료를 준비할 시간도 주지 않고 촉박하게 통보하는 것은 부적법하다고 본 판례도 있어요.
부당한 징계를 받았다면 구제 절차는 이렇게 진행돼요.
| 단계 | 기한 |
|---|---|
| 지방노동위원회에 구제신청 | 부당한 징계가 있었던 날부터 3개월 이내 |
| 중앙노동위원회에 재심 신청 | 구제명령서나 기각결정서를 통지받은 날부터 10일 이내 |
| 행정소송 제기 | 재심판정서를 송달받은 날부터 15일 이내 |
참고로 월평균 임금이 300만원 미만인 근로자는 공인노무사의 무료 법률지원을 받을 수 있어요. 구제신청서를 낼 때 대리인 선임 신청서를 함께 제출하면 돼요.
활용 분야
- 지각이나 무단결근으로 회사가 경위 보고를 요구할 때
- 업무상 실수나 사고의 경위를 보고하고 재발 방지 대책을 밝힐 때
- 사규 위반에 대해 견책 처분의 집행으로 제출을 요구받았을 때
- 경위 보고와 자발적 소명을 구분해서 남겨 두어야 할 때
관련 서식
함께 챙기면 좋은 서식이에요.
| 서식 | 용도 |
|---|---|
| 경위서 | 사실 관계와 경위만 밝히는 문서(반성 내용 없음) |
| 반성문 | 반성과 사죄가 본체인 문서(자발적으로 작성) |
| 사직서 | 근로계약을 끝내겠다는 의사를 밝히는 문서 |
Q&A
시말서 제출을 거부하면 어떻게 되나요
어떤 취지의 요구인지에 따라 달라져요. 사건의 경위를 보고하라는 요구라면 정당한 업무 명령이라서 거부 자체가 징계 사유가 될 수 있어요.
반면 잘못을 반성하고 사죄하라는 취지의 요구라면 위법한 명령이라서, 이를 거부해도 독립된 징계 사유나 징계 수위를 높이는 사유로 삼을 수 없어요.
경위는 적었는데 반성한다는 문구를 빼고 냈어요. 문제가 되나요
경위를 성실히 보고했다면 조사 협조 의무는 이행한 거예요. 반성 문구가 없다는 이유만으로 시말서를 안 냈다고 보거나 그것만으로 징계할 수는 없어요.
다만 자발적으로 적었다면 감경 사유가 될 수 있었다는 점은 참고하세요.
지각 몇 번 했다고 시말서를 쓰라는데 정당한가요
경위를 보고하라는 요구 자체는 취업규칙에 근거가 있다면 가능해요. 문제는 그 이후예요.
지각의 정도에 비해 과도한 징계가 뒤따른다면 징계 양정이 사회통념상 타당성을 잃었는지가 다퉈질 수 있어요. 법원은 징계 사유의 내용과 성질, 평소 근무 성적 등을 함께 보아 재량권을 남용했는지 판단해요.
시말서와 경위서를 같이 내라고 하는데 둘 다 써야 하나요
회사가 명칭을 어떻게 붙였든 실질이 중요해요. 두 문서 모두 경위 보고를 요구하는 것이라면 내용이 중복될 뿐이니 하나로 정리해 제출하겠다고 협의해 볼 수 있어요.
판단 기준은 문서 이름이 아니라 그 문서가 반성과 사죄를 담도록 요구하는지 여부예요.
시말서를 쓰면 회사가 그걸 근거로 해고할 수 있나요
시말서가 쌓였다는 사실만으로 해고가 정당해지지는 않아요. 해고에는 사회통념상 근로관계를 계속할 수 없을 정도의 사유가 필요해요.
다만 시말서에 본인이 인정한 과실 내용은 나중에 징계 양정을 정할 때 참작 자료가 될 수 있으니, 과실 인정 칸은 사실관계를 확인한 뒤에 적으시는 게 좋아요.
회사 양식에 반성문 문구가 이미 인쇄되어 있으면 어떻게 하나요
그 문구까지 반드시 채워야 할 의무는 없어요. 법원은 취업규칙에 반성문 제출을 정해 두었더라도 그 규정 자체가 헌법에 위반되어 효력이 없다고 봤어요.
경위 부분만 성실히 적어 제출하고, 회사가 계속 요구하면 요구받은 사실을 기록으로 남겨 두세요.
시말서에 사인하면 징계에 동의한 걸로 되나요
아니에요. 시말서의 서명은 본인이 그 문서를 작성해 제출했다는 표시이지 징계 처분에 동의한다는 뜻이 아니에요.
징계에 이의가 있다면 시말서를 제출한 것과 별개로 재심 청구나 노동위원회 구제신청을 할 수 있어요. 다만 문서에 징계 수용이나 이의 포기 문구가 포함되어 있다면 서명 전에 반드시 확인하세요.
마무리하며
시말서는 사건의 경위를 보고하고 재발 방지 대책을 밝히는 문서이고, 경위 보고는 회사가 요구할 수 있지만 반성과 사죄까지 강제할 수는 없다는 것이 법원의 판단이에요. 어디까지가 의무이고 어디부터가 본인의 선택인지를 알고 쓰는 것이 시말서에서 가장 중요해요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 회사의 취업규칙과 인사규정에 맞게 항목을 조정하시고, 징계의 정당성이나 구제 절차에 관한 판단이 필요한 경우 고용노동부나 노무 전문가의 확인을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.
