연차관리대장 양식 무료 다운로드

연차관리대장 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 사업장명과 기준일, 관리 기준, 상시 근로자 수, 작성일과 작성자, 직원별 사번과 성명, 부서, 입사일과 근속연수, 발생 일수와 이월 일수, 사용 일수, 잔여 일수, 소멸 예정일, 사용 일자와 구분 및 누계를 적는 개인별 사용 내역까지 표준 풀세트로 구성했습니다.

연차관리대장 양식

연차관리대장은 회사가 전 직원의 연차 유급휴가가 언제 얼마나 생겼고 각자 얼마를 썼는지를 한 장부에 모아 관리하는 서식이에요. 근로자가 휴가 하루를 쓰겠다고 개별로 내는 연차휴가 신청서와는 목적이 아예 달라요.

신청서는 한 건짜리 문서지만 대장은 전 직원의 발생과 사용을 누적해 두는 장부거든요. 이 양식은 근로기준법이 정한 연차 산정 규칙을 그대로 수식으로 옮겨서 입사일과 기준일만 넣으면 근속연수, 발생 일수, 잔여 일수, 소멸 예정일이 자동으로 나오게 만들었습니다.

연차관리대장 양식 다운로드

연한 보라 칸에 사번과 성명, 입사일만 넣으면 나머지는 자동으로 채워집니다. 시트는 연차관리대장, 개인별 사용 내역, 연차 산정 도우미 세 장으로 되어 있어요.

연차관리대장이란

연차관리대장은 사용자가 근로자별 연차 유급휴가의 발생 일수와 사용 일수, 남은 일수를 기록해 두는 내부 관리 장부예요. 법에서 이 대장을 반드시 만들라고 정한 조항은 없고, 표준 서식도 따로 배포되지 않아요.

그럼 왜 만드느냐면, 연차 자체는 법으로 정해진 권리라서 다툼이 생겼을 때 회사가 얼마를 줬고 근로자가 얼마를 썼는지 입증할 자료가 필요하기 때문이에요. 개인적으로 노무 분쟁에서 가장 자주 나오는 게 “나는 그만큼 안 썼다”, “회사는 그만큼 안 줬다” 하는 다툼이더라고요.

대장이 있으면 이 논쟁이 대부분 정리돼요.

한 가지 짚어 둘 게 있어요. 대장을 만들 의무는 없어도 연차를 주지 않으면 그건 명백한 법 위반이에요.

대장은 의무가 아니지만 그 안에 적히는 숫자는 전부 법정 기준을 따라야 한다는 뜻이에요.

이 양식을 쓰면 좋은 경우

직원이 몇 명 되지 않아 인사 프로그램을 따로 두기 어려운 사업장에 잘 맞아요. 매년 엑셀을 새로 만들어 손으로 계산하던 곳이라면 시간이 크게 줄어요.

입사일이 제각각이라 사람마다 연차 발생일이 다른 회사에서 특히 쓸모가 있어요. 근속 3년이 넘는 직원이 섞여 있으면 가산 일수까지 따져야 해서 손으로 계산하다 실수가 나기 쉽거든요.

이 양식은 그 부분을 수식이 처리해요.

연차사용촉진제도를 운영하려는 회사라면 더 필요해요. 촉진 절차의 출발점이 “근로자별 미사용 일수를 알려 주는 것”이라서, 그 숫자가 정확하지 않으면 절차 자체가 흔들려요.

주요 기재 항목

연차관리대장에는 보통 다음 항목이 들어가요. 법정 서식이 없어서 회사마다 조금씩 다르지만, 발생과 사용과 잔여를 대조할 수 있는 구조라는 점은 같아요.

구분	기재 항목	비고
대장 관리 정보	사업장명, 기준일, 관리 기준, 상시 근로자 수, 작성일, 작성자	기준일을 무엇으로 잡느냐에 따라 아래 계산이 전부 달라짐
직원 특정	사번, 성명, 부서	사번은 개인별 사용 내역과 연결하는 열쇠라 반드시 필요
산정 기초	입사일, 근속연수	입사일 하나로 발생 일수와 소멸 예정일이 결정됨
연차 현황	발생 일수, 이월 일수, 사용 일수, 잔여 일수	잔여는 발생에 이월을 더하고 사용을 뺀 값
소멸 관리	소멸 예정일	촉진 절차의 기한을 역산하는 기준점
개인별 내역	사용 일자, 구분, 사용 일수, 누계, 잔여	연차인지 반차인지에 따라 1일과 0.5일로 자동 반영

이 양식에서 이월 일수만 직접 넣게 해 둔 이유가 있어요. 전년도에서 넘어오는 일수는 회사가 촉진을 했는지, 취업규칙에 이월 규정이 있는지에 따라 달라져서 수식으로 일괄 처리하면 오히려 틀리거든요.

연차 발생 일수는 이렇게 계산합니다

연차 발생 일수는 근로기준법이 정해 둔 규칙을 따라요. 이 양식의 수식도 아래 기준을 그대로 옮긴 거예요.

계속근로 기간	발생 일수	근거
1년 미만	최대 11일	1개월 개근할 때마다 1일씩 발생
1년	15일	1년간 80% 이상 출근한 경우
2년	15일	가산은 3년째부터 붙음
3년	16일	최초 1년을 넘는 계속근로 연수 매 2년마다 1일 가산
5년	17일	15일에 2일을 더한 값
10년	19일	15일에 4일을 더한 값
21년 이상	25일	가산휴가를 포함한 총 휴가 일수의 한도

정리하면 1년을 채우면 15일이 나오고, 3년째부터 2년에 하루씩 붙다가 25일에서 멈춰요. 아무리 오래 다녀도 25일을 넘지는 않아요.

출근율 80%를 따질 때 주의할 게 있어요. 실제로 일하지 않았어도 출근한 것으로 봐 주는 기간이 있거든요.

업무상 부상이나 질병으로 쉰 기간, 출산전후휴가와 유산 또는 사산 휴가 기간, 육아휴직 기간, 육아기 근로시간 단축분, 임신기 근로시간 단축분이 여기에 들어가요. 육아휴직은 예전에는 출근으로 안 봤지만 법이 바뀌어서 지금은 출근한 것으로 계산해요.

입사일 기준과 회계연도 기준은 무엇이 다를까요

연차를 관리하는 방식은 크게 두 가지예요. 원칙은 입사일 기준이고, 회계연도 기준은 행정해석으로 인정되는 방식이에요.

구분	입사일 기준	회계연도 기준
발생 시점	사람마다 자기 입사 응당일	보통 매년 1월 1일에 전 직원 일괄
장점	법 원칙 그대로라 다툼이 적음	관리가 단순하고 촉진 절차를 한 번에 처리
단점	입사일이 흩어져 있으면 관리가 번거로움	입사 첫 해는 비례 계산이 따로 필요
퇴직 정산	그대로 정산	입사일 기준보다 불리하면 안 됨

회계연도 기준을 쓸 때 가장 조심할 부분이 마지막 줄이에요. 회계연도로 관리하는 건 자유지만, 퇴직 시점에 입사일 기준으로 계산한 일수보다 적게 주면 그건 인정되지 않아요.

그래서 회계연도 기준을 쓰는 회사는 취업규칙에 “재직 중에는 회계연도로 관리하되 퇴직 시 입사일 기준으로 정산한다”는 규정을 두는 경우가 많아요.

이 양식은 관리 기준 칸에 무엇을 적느냐에 따라 소멸 예정일이 달라지게 해 뒀어요. 회계연도 기준이라고 적으면 기준일이 속한 해의 12월 31일로, 그 밖에는 입사 응당일에서 1년 뒤 전날로 계산됩니다.

작성 방법

먼저 대장 위쪽의 기준일과 관리 기준을 넣어요. 기준일은 보통 오늘 날짜나 정산하려는 시점을 적어요.

이 값이 모든 계산의 출발점이라 비워 두면 아래가 전부 빈칸으로 남아요.

그 다음 직원별로 사번과 성명, 부서, 입사일을 넣어요. 여기까지 하면 근속연수와 발생 일수, 소멸 예정일이 자동으로 나와요.

전년도에서 넘어온 일수가 있으면 이월 칸에만 직접 적어 주세요.

휴가를 쓸 때마다 개인별 사용 내역 시트에 한 줄씩 적어요. 사번과 일자를 넣고 구분 칸에 연차 또는 반차라고 적으면 사용 일수가 1일이나 0.5일로 자동으로 들어가고, 그 값이 사번을 따라 대장의 사용 일수로 합산돼요.

여기서 사번을 빠뜨리면 집계가 안 되니 이 부분만 신경 쓰시면 돼요.

마지막으로 잔여 일수와 소멸 예정일을 보면서 촉진 시기를 챙기면 됩니다.

작성 시 주의사항

1년 미만 직원은 개근 여부를 확인하세요

이 양식은 근속 1년 미만인 직원에 대해 매달 개근했다고 보고 최대 11일까지 자동으로 계산해요. 실제로 결근한 달이 있으면 그만큼 발생 일수가 줄어야 하니 직접 조정하셔야 해요.

수식이 모든 걸 알 수는 없는 부분이에요.

365일과 366일은 결과가 다릅니다

1년간 80% 이상 출근해서 생기는 15일은 그 1년의 근로를 마친 다음 날 근로관계가 있어야 발생해요. 고용노동부가 대법원 판결에 따라 2021년 12월에 해석을 바꾼 내용이에요.

그래서 365일 근무하고 바로 퇴직하면 최대 11일분만, 하루 더 다녀서 366일이 되면 최대 26일분까지 미사용 수당을 청구할 수 있어요. 1년 계약직을 쓰는 회사라면 이 하루 차이를 꼭 알고 계셔야 해요.

연차는 1년이 지나면 소멸해요

발생한 연차를 1년 동안 쓰지 않으면 소멸해요. 다만 사용자의 귀책사유로 쓰지 못한 경우에는 소멸하지 않아요.

회사가 휴가를 반려하거나 쓸 수 없는 상황을 만들어 놓고 소멸했다고 주장하기는 어렵다는 뜻이에요.

대장의 숫자와 급여의 숫자를 맞추세요

미사용 연차수당을 지급할 때 대장의 잔여 일수가 그대로 급여 계산의 근거가 돼요. 대장과 급여대장의 숫자가 어긋나면 나중에 어느 쪽이 맞는지 다투게 돼요.

정산 시점에 두 문서를 한 번 대조하시는 걸 권해요.

3년은 보관하세요

임금채권 소멸시효가 3년이라 그 기간에는 연차수당 관련 확인 요구가 들어올 수 있어요. 대장을 해마다 새로 만들더라도 지난 파일을 지우지 말고 남겨 두세요.

연차사용촉진제도와 미사용 연차수당

연차사용촉진제도는 회사가 정해진 절차를 밟아 휴가 사용을 독려했는데도 근로자가 쓰지 않아 연차가 소멸한 경우, 그 미사용 연차에 대한 보상 의무를 면제해 주는 제도예요.

단계	시기	내용
1차 촉진	사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내	근로자별 미사용 일수를 알려 주고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면으로 촉구
근로자 통보	촉구받은 때부터 10일 이내	근로자가 사용 시기를 정해 회사에 통보
2차 촉진	사용 기간이 끝나기 2개월 전까지	근로자가 통보하지 않으면 회사가 시기를 정해 서면으로 통보

계속근로 1년 미만인 직원은 기한이 달라요. 1차는 1년의 근로 기간이 끝나기 3개월 전부터 10일 이내에, 2차는 1개월 전까지 해요.

그 뒤에 발생한 2일에 대해서는 각각 1개월 전부터 5일 이내와 10일 전까지 하고요.

여기서 놓치기 쉬운 부분이 있어요. 촉진은 반드시 서면으로 해야 해요.

구두로 말했거나 사내 게시판에 공지만 올려 둔 정도로는 절차를 밟았다고 보기 어려워요. 그리고 절차 중 하나라도 빠지면 보상 의무 면제 효과가 생기지 않아서, 소멸했다고 처리했다가 나중에 수당을 전부 지급해야 하는 상황이 생겨요.

촉진을 하지 않았다면 소멸한 연차는 수당으로 지급해야 해요. 금액은 취업규칙 등에서 정하는 통상임금 또는 평균임금을 기준으로 계산해요.

5인 미만 사업장은 어떻게 하나요

상시 근로자가 4명 이하인 사업장에는 근로기준법의 연차 규정이 적용되지 않아요. 연차를 주지 않아도 되고 미사용 수당을 지급할 의무도 없어요.

다만 회사가 자율로 연차를 주는 것은 얼마든지 가능해요. 취업규칙이나 근로계약, 노사 합의로 연차를 주기로 정했다면 그 약속은 지켜야 하고요.

이 경우에는 이 양식을 법정 기준이 아니라 회사가 정한 기준을 기록하는 용도로 쓰시면 돼요.

상시 근로자 수는 이름만 걸어 둔 인원이 아니라 실제로 쓴 연인원을 기준으로 따져요. 5명 언저리를 오가는 사업장이라면 판단이 까다로우니 관할 고용노동청이나 노무 전문가에게 확인해 보시는 게 안전해요.

관련 서식

서식	쓰임새
연차휴가 신청서	근로자가 개별 휴가를 신청하고 승인받는 문서. 승인된 건을 대장의 사용 내역에 옮겨 적음
근로계약서	입사일과 소정근로시간을 정하는 문서. 연차 산정의 출발점이 됨
급여대장	근로자별 임금 지급 내역을 갖춰 두는 장부. 미사용 수당 정산 시 대장과 대조
출퇴근기록부	실제 근로일을 기록하는 문서. 출근율 80%를 따질 때 근거가 됨

Q&A

연차관리대장을 안 만들면 처벌받나요

대장 자체를 만들지 않았다는 이유로 처벌받지는 않아요. 근로기준법에 연차관리대장 작성 의무를 정한 규정이 없거든요.

다만 연차를 주지 않거나 미사용 수당을 지급하지 않으면 그건 별개의 위반이고, 그때 회사가 제대로 줬다는 걸 입증할 자료가 대장 말고는 마땅치 않아요.

반차를 두 번 쓰면 연차 하루를 쓴 걸로 처리해도 되나요

법에 반차 제도 자체가 정해져 있지 않아서 회사가 정하기 나름이에요. 실무에서는 반차 두 번을 하루로 계산하는 곳이 대부분이고 이 양식도 그렇게 만들어 뒀어요.

다만 반차를 운영하려면 취업규칙이나 근로계약에 근거를 두는 게 좋아요. 근로자가 하루 단위 사용을 원하는데 회사가 반차로 쪼개 쓰라고 강제할 수는 없거든요.

중간에 입사일 기준에서 회계연도 기준으로 바꿔도 되나요

바꿀 수 있어요. 다만 변경 자체가 근로자에게 불리하게 작용하면 취업규칙 불이익 변경 절차를 밟아야 해요.

그리고 바꾸는 해에 이미 발생한 연차는 그대로 살려 둬야 하고, 퇴직할 때 입사일 기준으로 계산한 일수보다 적어지면 안 돼요. 관리 편의만 보고 바꿨다가 정산에서 되레 복잡해지는 경우가 있으니 미리 시뮬레이션해 보시는 걸 권해요.

육아휴직으로 1년을 쉬었는데 복귀하면 연차가 없나요

있어요. 육아휴직 기간은 출근한 것으로 보고 연차를 계산해요.

예전에는 출근으로 인정하지 않아서 복귀한 해에 쓸 연차가 없는 경우가 있었지만 법이 개정돼서 지금은 육아휴직을 썼다고 연차가 줄지 않아요. 육아기 근로시간 단축으로 줄어든 시간도 마찬가지예요.

연차를 미리 당겨 쓰게 해도 되나요

법으로 금지된 건 아니라서 노사가 합의하면 가능해요. 아직 발생하지 않은 연차를 미리 쓰게 하고 나중에 발생하면 차감하는 방식이에요.

다만 퇴직 시점에 당겨 쓴 만큼을 급여에서 일방적으로 빼면 임금 전액 지급 원칙과 부딪힐 수 있어요. 근로자의 동의를 문서로 받아 두셔야 안전해요.

회사가 여름휴가를 연차에서 까는데 문제 없나요

근로자 개인의 동의가 있거나 근로자대표와 서면 합의를 한 경우에만 가능해요. 근로기준법은 근로자대표와 서면 합의를 하면 특정 근로일에 연차를 갈음해 휴가를 줄 수 있도록 정하고 있어요.

이 절차 없이 회사가 일방적으로 여름휴가 기간을 연차에서 차감했다면 그 연차는 쓴 것으로 보기 어렵고, 나중에 미사용 수당을 청구할 수 있어요.

퇴직할 때 남은 연차는 무조건 돈으로 받나요

원칙적으로 받아요. 다만 회사가 적법한 촉진 절차를 모두 밟았는데도 쓰지 않아 소멸한 연차라면 받지 못해요.

그리고 마지막 해에 365일만 채우고 퇴직하면 그 해에 대한 15일치는 발생 자체가 안 돼요. 퇴직일을 하루 조정하는 것만으로 결과가 달라지니 대장의 소멸 예정일과 입사 응당일을 미리 확인해 보시는 게 좋아요.

마무리하며

연차관리대장은 전 직원의 연차가 언제 얼마나 생겼고 각자 얼마를 썼는지를 한눈에 대조해 두는 장부이고, 대장 작성 자체는 의무가 아니지만 그 안의 숫자는 전부 근로기준법이 정한 기준을 따라야 해요. 입사일과 기준일만 정확히 넣어 두시면 나머지 계산은 이 양식이 알아서 해 드립니다.

본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 사업장의 취업규칙과 단체협약, 연차 관리 방식에 맞게 항목을 조정하시고, 출근율 산정이나 이월 처리처럼 회사 사정에 따라 달라지는 부분은 직접 확인해 반영하시기 바랍니다. 연차 발생 일수나 촉진 절차의 적법성에 관한 판단이 필요한 경우 고용노동부나 노무 전문가의 확인을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.