연차휴가 신청서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 성명과 사번, 부서, 직위를 적는 신청인 정보, 연차와 반차 및 반반차를 고르는 휴가 구분, 시작일과 종료일을 적는 휴가 기간과 신청 일수, 입사일 기준까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
연차휴가 신청서 양식
연차휴가 신청서는 근로자가 연차 유급휴가 1건을 언제부터 언제까지 쓰겠다는 시기를 지정해 회사에 제출하고 결재를 받는 문서예요. 라이선스집이 제공하는 양식은 신청인 정보와 휴가 구분, 휴가 기간과 잔여 일수, 사유, 업무 대행자, 신청인 서명, 우측 상단 결재란까지 A4 한 장에 담았어요.
한 가지 짚고 갈 게 있는데, 이 문서는 전 직원의 연차를 집계하는 연차관리대장과는 용도가 완전히 달라요. 신청서는 근로자가 내 휴가 1건을 신청하는 제출 문서고, 대장은 회사가 직원 전체의 발생과 사용 현황을 관리하는 장부예요.
내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있습니다. 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
연차휴가 신청서란
연차휴가 신청서는 근로기준법이 정한 연차 유급휴가를 실제로 사용하기 위해 근로자가 시기를 지정해 제출하는 문서예요. 사실 법에는 연차를 반드시 서면으로 신청하라는 규정이 없어요.
구두로 말해도 신청은 유효해요. 그런데도 대부분의 회사가 신청서를 쓰는 건, 누가 언제 며칠을 썼는지 기록으로 남겨야 잔여 일수 다툼과 결재 누락을 막을 수 있기 때문이에요.
고용노동부가 배포한 연차 관련 안내 자료에서도 “근로자의 신청에 의해 사용자가 승인”하는 구조를 전제로 설명하고 있어요. 즉 신청서 자체는 법정 서식이 아니지만, 신청과 승인이라는 절차는 정부도 실무 표준으로 보고 있는 셈이에요.
연차 발생 기준과 일수
가장 많이 검색되는 부분이라 먼저 정리할게요. 법제처 찾기쉬운 생활법령정보 기준으로 발생 규칙은 이래요.
| 구분 | 발생 일수 |
|---|---|
| 1년간 80퍼센트 이상 출근 | 15일 |
| 계속 근로 1년 미만 또는 1년간 80퍼센트 미만 출근 | 1개월 개근마다 1일 (최대 11일) |
| 3년 이상 계속 근로 | 15일에 더해 최초 1년을 초과하는 매 2년마다 1일 가산 |
| 가산 포함 총 한도 | 25일 |
여기서 놓치기 쉬운 게 하나 있어요. 고용노동부는 2021년 12월에 행정해석을 변경해서, 1년간 80퍼센트 이상 출근했더라도 그 1년의 근로를 마친 다음날 근로관계가 남아 있어야 15일이 발생한다고 보고 있어요.
대법원 판결을 반영한 해석이에요. 그래서 딱 365일 일하고 바로 퇴사하면 15일이 아니라 1년 미만 기간에 쌓인 최대 11일분만 수당으로 청구할 수 있고, 하루 더 일해 366일째에 퇴사하면 최대 26일분까지 청구할 수 있어요.
하루 차이로 결과가 갈리는 셈이라 퇴사일을 잡을 때 알아두면 좋아요.
한 가지 더, 실제로 일하지 않았어도 출근한 것으로 쳐주는 기간이 있어요. 업무상 부상이나 질병으로 휴업한 기간, 출산전후휴가와 유산 또는 사산 휴가 기간, 육아휴직 기간이 여기 해당해요.
육아휴직을 썼다고 복귀한 해에 연차가 없어지는 게 아니에요.
회사가 연차 신청을 거부할 수 있나요
결론부터 말하면 거부는 어렵고, 시기 변경만 제한적으로 가능해요. 연차의 사용 시기를 정하는 건 근로자의 권리(시기지정권)예요.
사용자는 근로자가 지정한 시기에 휴가를 주는 것이 사업 운영에 막대한 지장이 있는 경우에 한해 시기를 바꿀 수 있는데, 이걸 시기변경권이라고 해요.
“막대한 지장”의 기준은 꽤 엄격해요. 근로자가 지정한 시기에 휴가를 주면 사업장의 업무 능률이나 성과가 평상시보다 현저하게 떨어져 상당한 영업상 불이익이 우려되는 정도여야 하고, 담당 업무의 성질과 남은 인원의 업무량, 대체 인력 확보 가능성, 다른 직원의 신청 여부를 종합적으로 따져요.
그냥 바쁘다거나 사람이 없다는 이유만으로는 인정되기 어려워요.
그래서 양식에도 사용자 처리 결과란을 승인과 시기변경 요청 두 갈래로 두고 변경 지정일을 적게 했어요. 개인적으로 이 칸이 있는 것과 없는 것의 차이가 크다고 봐요.
구두로 “그날은 안 된다”고 끝내면 나중에 남는 기록이 없거든요.
반차와 반반차는 어떻게 되나요
반차와 반반차는 근로기준법에 없는 제도예요. 법은 연차를 일 단위로 정하고 있어서, 회사가 반차 제도를 운영하지 않아도 법 위반이 아니에요.
다만 고용노동부는 노사가 합의하면 하루치 연차를 반일 단위로 나눠 쓰는 것을 허용하는 입장이에요.
정리하면 이렇게 돼요. 취업규칙이나 단체협약에 반차가 규정돼 있으면 그건 근로계약의 내용이 되니까 회사가 임의로 거부할 수 없어요.
반대로 규정이 없으면 반차를 요구할 권리는 없어요. 반반차(보통 2시간 단위)도 마찬가지예요.
신청서를 쓰기 전에 취업규칙부터 확인하는 게 순서예요.
5인 미만 사업장도 연차가 있나요
상시 근로자가 4명 이하인 사업장에는 근로기준법의 연차 유급휴가 규정이 적용되지 않아요. 해고 제한이나 휴업수당, 법정근로시간, 연장과 야간 근로 가산임금과 함께 적용 제외 항목에 들어가요.
그러니까 5인 미만 사업장에서 연차를 안 준다고 해서 그 자체로 위법은 아니에요.
주의할 점이 두 가지 있어요. 첫째, 상시 근로자 수를 셀 때는 아르바이트와 단기 근로자, 교대 근무자를 모두 포함해요.
평균이 5명을 넘으면 5인 이상 사업장으로 봐요. 둘째, 회사가 자체 규정으로 연차를 더 주는 건 얼마든지 가능해요.
법보다 유리한 조건은 문제가 되지 않거든요.
참고로 사업장 규모와 별개로, 4주를 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 초단시간 근로자에게는 연차 규정이 적용되지 않아요.
신청서 작성 방법
먼저 잔여 일수를 확인해요. 인사 시스템이나 급여명세서, 인사 담당자를 통해 올해 발생분과 이미 쓴 일수를 확인하면 몇 일이 남았는지 나와요.
여기서 착오가 나면 결재 단계에서 반려되니까 제일 먼저 해요.
그다음 신청인 정보와 휴가 구분을 적어요. 성명과 사번, 부서, 직위를 쓰고 연차인지 반차인지 반반차인지 표시해요.
휴가 기간 칸은 시작일과 종료일을 물결표 앞뒤에 적고, 중간에 휴일이 끼면 실제로 차감되는 일수를 정확히 계산해서 신청 일수에 써요.
발생 기준 칸에는 입사일 기준인지 회계연도 기준인지 표시해요. 회사가 회계연도로 일괄 관리하는 경우가 많은데, 기준이 다르면 총 발생 일수도 달라지니 헷갈리면 인사팀에 물어보는 게 빨라요.
사유는 간단히 적으면 돼요. 연차는 사유를 묻지 않고 쓸 수 있는 휴가라 상세히 밝힐 법적 의무가 없어요.
업무 대행자란에는 부재 기간 동안 일을 맡아 줄 사람과 인수인계 사항을 적고, 연락 가능한 번호와 시간을 남겨요. 마지막으로 신청일과 서명을 적고 결재를 올리면 끝이에요.
작성 시 주의사항
취업규칙에 신청 기한이 정해져 있으면 그 기한을 지키는 것까지가 신청의 마무리예요. 기한을 어겨 뒤늦게 신청한 경우에는 사용자의 시기변경이 적법하다고 본 사례도 있어요.
미사용분은 수당으로 정산받을 수 있지만, 회사가 근로기준법이 정한 사용 촉진 절차를 제대로 밟았다면 금전 보상 의무가 면제될 수 있어요. 절차는 소멸 6개월 전을 기준으로 회사가 미사용 일수를 알리고 사용 시기를 정해 통보하도록 서면 촉구한 뒤, 근로자가 답하지 않으면 소멸 2개월 전까지 회사가 시기를 정해 서면 통보하는 방식이에요.
촉진 통보를 받으면 무시하지 말고 사용 계획을 내는 게 유리해요.
다만 사용 촉진 자체는 회사의 의무가 아니에요. 고용노동부는 촉진을 할지 말지는 사용자가 선택하는 사항이라고 밝히고 있어요.
그러니까 촉진 통보가 없었다면 미사용분은 그대로 수당으로 남아요.
관련 서식
| 서식 | 용도 | 작성 주체 |
|---|---|---|
| 연차휴가 신청서 | 휴가 1건의 시기를 지정해 신청 | 근로자 |
| 연차관리대장 | 전 직원의 발생과 사용, 잔여 일수 집계 | 회사 |
| 급여명세서 | 임금 항목과 공제 내역 교부 | 회사 |
| 사직서 | 근로계약 해지 의사 표시 | 근로자 |
Q&A
연차 신청서를 꼭 서면으로 내야 하나요
법적으로는 아니에요. 근로기준법은 연차 신청의 형식을 정하고 있지 않아서 구두 신청도 유효해요.
다만 회사가 취업규칙으로 서면 신청 절차를 두고 있다면 그 절차를 따르는 게 맞고, 기록이 남아야 나중에 잔여 일수나 승인 여부를 두고 다투지 않아요.
365일 딱 채우고 퇴사하면 15일치 수당을 받나요
받기 어려워요. 고용노동부의 현재 행정해석은 1년의 근로를 마친 다음날 근로관계가 있어야 15일이 발생한다고 보기 때문에, 365일 근무 후 바로 퇴사하면 1년 미만 기간에 쌓인 최대 11일분만 청구할 수 있어요.
366일째까지 근로관계가 유지되면 최대 26일분까지 가능해요.
회사가 사유를 자세히 쓰라고 요구하면 따라야 하나요
따를 의무는 없어요. 연차는 사유와 무관하게 근로자가 시기를 정해 쓰는 휴가라, 회사가 사유의 정당성을 심사해 승인 여부를 결정하는 것은 제도 취지에 맞지 않아요.
업무 조정을 위해 간단히 적는 정도면 충분해요.
육아휴직을 쓴 해에도 연차가 생기나요
생겨요. 육아휴직 기간은 연차를 계산할 때 출근한 것으로 봐요.
출산전후휴가와 유산 또는 사산 휴가 기간, 업무상 부상이나 질병으로 휴업한 기간도 마찬가지라, 이 기간 때문에 출근율이 떨어져 연차가 사라지는 일은 없어요.
신청서에 잔여 일수를 잘못 적으면 어떻게 되나요
신청서의 기재가 실제 권리를 바꾸지는 않아요. 잔여 일수는 법에 따라 발생한 사실로 정해지는 것이라, 신청서에 잘못 적었다고 해서 있는 연차가 없어지거나 없는 연차가 생기지 않아요.
다만 결재 과정에서 반려되거나 정산이 꼬일 수 있으니 인사 기록과 대조한 뒤 제출하는 게 좋아요.
파트타임으로 일해도 연차를 받을 수 있나요
받을 수 있어요. 단시간 근로자의 연차는 통상 근로자의 휴가 일수에 소정근로시간 비율을 곱해 시간 단위로 계산하고, 1시간 미만은 1시간으로 봐요.
다만 4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 미만이면 연차 규정이 적용되지 않아요.
마무리하며
연차휴가 신청서는 근로자가 휴가 1건의 시기를 지정해 제출하는 문서이고, 연차는 회사의 허락 사항이 아니라 근로자가 시기를 정해 행사하는 권리예요. 신청 전에 잔여 일수와 취업규칙의 반차 규정만 확인해 두면 대부분의 다툼은 미리 막을 수 있어요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 회사의 취업규칙과 연차 운영 기준에 맞게 항목을 조정하시고, 발생 일수나 사용 촉진, 수당 정산에 관한 판단이 필요한 경우 고용노동부나 노무 전문가의 확인을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.
