유지보수 계약 갱신 요청서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 요청 개요, 요청인과 수신처, 기존 유지보수 계약 정보, 유지보수 대상과 서비스 범위, 현행과 갱신안 비교, 갱신 요청 사유와 회신 승인란까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
유지보수 계약 갱신 요청서 양식
유지보수 계약 갱신 요청서는 시스템이나 설비, 소프트웨어의 유지보수 계약이 만료를 앞두었을 때 계약 상대방에게 계약 연장과 갱신 조건을 알리고 요청하는 문서예요.
기존 계약 정보와 바꾸고 싶은 조건, 갱신을 원하는 이유를 한 장에 정리해서 전달하는 통보 겸 요청서라고 보시면 됩니다.
법으로 정해진 표준 서식이 따로 있는 문서는 아니고, 민법의 계약자유 원칙에 따라 당사자끼리 자유롭게 만들어 쓰는 실무 서식이에요.
파일은 필요한 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있고, 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
유지보수 계약 갱신 요청서란
유지보수 계약 갱신 요청서는 원계약이 끝나기 전에 유지보수 계약을 이어가자고 상대방에게 제안하는 요청 문서예요. 유지보수 사업자가 발주기관에, 또는 발주기관이 유지보수 사업자에게 보내는 경우 모두 같은 양식으로 쓸 수 있어요.
핵심은 계약서 조항 전체를 다시 옮겨 적는 게 아니라, 기존 계약의 핵심 정보와 이번에 바꾸거나 유지하려는 조건, 그리고 갱신 사유만 간결하게 담는다는 점이에요.
한 가지 알아 두면 좋은 건, 유지보수 계약에는 자동 갱신 조항이 들어 있는 경우가 많다는 거예요. 만료 전에 아무 의사 표시가 없으면 같은 조건으로 자동 연장되기 때문에, 조건을 바꾸고 싶다면 미리 이 요청서로 통보해 두는 게 안전하거든요.
실무에서는 만료 60일 전을 전후로 갱신 의사를 전하는 경우가 많아요.
유지보수 계약 갱신 요청서 주요 기재 항목
라이선스집 유지보수 계약 갱신 요청서 양식은 실무에서 바로 쓸 수 있도록 다음 항목으로 구성했어요.
- 요청 개요: 요청 일자, 문서 번호, 갱신 구분(만기 갱신, 조기 갱신, 조건 변경 갱신, 자동 갱신 확인)
- 요청인(발신)과 수신처(상대방): 회사명, 사업자등록번호, 대표자, 담당자, 연락처, 주소
- 기존 유지보수 계약 정보: 계약명, 계약 번호, 계약 기간, 유지보수 대상, 연간 계약금액, 유지보수 요율, 대금 지급방식
- 유지보수 대상 및 서비스 범위: 대상 시스템과 설비 명세, 정기 점검, 장애 대응, 기술 지원, 예방 정비, 부품 교체, 버전 업데이트 항목
- 갱신 요청 조건: 계약 기간, 유지보수 금액, 요율, 서비스 범위, 정기점검 주기, 긴급 대응 시간을 현행과 갱신안으로 나란히 비교
- 갱신 요청 사유와 회신, 승인란: 회신 기한, 요청자 서명, 상대방 승인(승인, 조건부 승인, 보류)
유지보수 계약 갱신 요청서 작성 방법
먼저 기존 계약서를 펼쳐 두고 계약명, 계약 번호, 계약 기간, 유지보수 대상, 연간 금액, 요율을 기존 유지보수 계약 정보 칸에 그대로 옮겨 적어요. 이때 계약서 조항 전문을 옮길 필요는 없고, 핵심 정보만 요약하면 충분해요.
그다음 갱신 요청 조건 표에서 현행 조건과 바꾸고 싶은 조건을 항목별로 나란히 적어요. 변동이 없는 항목은 현행 유지라고 표시하고, 기간이나 금액, 요율을 바꾸고 싶은 항목만 갱신안 칸에 새 값을 적으면 됩니다.
금액이나 요율을 올려 요청할 때에는 물가 상승이나 대상 확대 같은 근거를 갱신 요청 사유에 함께 밝혀 두면 상대방이 검토하기가 수월해요.
마지막으로 요청자가 서명해 상대방에게 전달하면, 상대방이 승인, 조건부 승인, 보류 중에서 결과를 표시하고 서명해 회신하는 구조예요. 회신 기한을 적어 두면 만료 전에 처리가 마무리되는 데 도움이 됩니다.
작성 시 주의사항
유지보수 요율은 보통 개발비나 도입가 대비 백분율로 정하는데, 실무에서는 연 10~15%가 자주 쓰여요. 요율을 조정해 요청할 때에는 그 근거를 사유에 함께 적어 두는 게 좋습니다.
서비스 수준, 그러니까 응답 시간이나 처리 시간 같은 세부 조항은 이 요청서가 아니라 유지보수 계약서와 그 부속 확인서에서 다루는 내용이에요. 요청서에는 어떤 서비스를 받고 있는지 범위와 조정하려는 방향만 표시하고, 자세한 서비스 수준 조항은 계약 본문에 맡기는 게 깔끔해요.
또 중요한 갱신 조건은 구두로만 합의하고 넘어가지 말고, 승인 회신을 문서로 받아 보관해 두는 게 나중을 위해 안전해요. 요청은 전달 기록이 남는 방식으로 보내고 원계약서 사본을 함께 첨부하면 검토가 빨라집니다.
Q&A
유지보수 계약 갱신 요청서는 언제 보내는 게 좋나요
계약 만료 60일 전을 전후로 보내는 경우가 많아요. 자동 갱신 조항이 있는 계약이라면 만료 전에 조건 변경 의사를 미리 전해야 원하는 조건으로 갱신할 수 있어서, 여유를 두고 통보하는 편이 안전합니다.
자동 갱신 조항이 있으면 요청서를 따로 안 보내도 되나요
조건을 그대로 유지할 생각이라면 자동으로 연장되니 별도 통보가 없어도 되지만, 기간이나 금액, 요율을 바꾸고 싶다면 반드시 요청서로 미리 알려야 해요. 자동 갱신은 아무 표시가 없을 때 같은 조건으로 연장되는 구조라, 변경을 원하면 만료 전에 통보 기록을 남겨 두는 게 좋습니다.
유지보수 계약 갱신 요청서와 유지보수 계약서는 뭐가 다른가요
유지보수 계약 갱신 요청서는 계약을 연장하자고 제안하는 요청 문서이고, 유지보수 계약서는 실제 권리와 의무, 서비스 수준을 정하는 본계약이에요. 요청서에는 기존 계약 정보와 갱신 조건, 사유만 담고, 서비스 수준이나 업무범위 같은 상세 조항은 계약서 본문에서 확정합니다.
유지보수 요율은 보통 어느 정도인가요
실무에서는 개발비나 도입가 대비 연 10~15% 수준이 자주 쓰여요. 다만 대상 시스템의 규모, 장애 대응 범위, 지원 방식에 따라 달라지기 때문에, 요율을 조정해 요청할 때에는 그 근거를 갱신 사유에 함께 밝히는 게 좋습니다.
상대방이 갱신을 거절하거나 조건부로만 승인하면 어떻게 하나요
요청서의 승인란에는 승인, 조건부 승인, 보류를 나눠 두었어요. 조건부 승인이나 보류로 회신이 오면 상대방이 제시한 조건을 검토해 다시 협의하면 되고, 합의된 최종 조건은 갱신 계약서나 부속 합의서로 확정해 문서로 남겨 두는 게 안전합니다.
마무리하며
유지보수 계약 갱신 요청서는 계약 만료를 앞두고 기존 계약 정보와 바꾸고 싶은 조건, 갱신 사유를 한 장에 정리해 상대방에게 연장을 요청하고 승인 회신까지 받도록 돕는 실무 문서예요.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 개별 계약의 조건과 법적 효력은 사안마다 다를 수 있으므로, 중요한 계약은 관련 전문가의 자문을 받아 진행하시기 바랍니다. 본 양식을 활용하는 과정에서 발생하는 결과에 대해 라이선스집은 책임을 지지 않습니다.
