작업 지시서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 지시 번호와 지시일, 납기, 작업 구분, 지시 부서와 지시자, 수행 부서와 작업자, 품번과 지시 수량, 로트 번호, 작업 기간, 사용 자재와 소요량, 특기 사항, 지시자와 수령자 확인란까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
작업 지시서 양식
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작업 지시서는 누가, 언제, 무엇을, 얼마나 만들라고 지시했는지를 남기는 문서입니다. 그리고 그 지시를 누가 받았는지까지 함께 남깁니다.
라이선스집이 배포하는 양식은 지시 번호와 납기를 상단에 크게 배치하고, 품번과 지시 수량, 사용 자재와 소요량, 적용 작업 표준서 번호, 특기 사항, 그리고 지시자와 수령자의 확인란으로 구성했습니다.
작업 지시서란 무엇인가
작업 지시서는 작업을 시작하기 전에 나가는 문서입니다. 생산 현장에서는 흔히 제조 지시서라고도 부릅니다.
이 문서의 핵심은 두 가지입니다. 하나는 무엇을 얼마나 언제까지 만들라는 지시 내용이고, 다른 하나는 그 지시가 실제로 전달되었다는 증명입니다.
많은 분들이 작업 지시서를 단순한 업무 메모처럼 생각하시지만, 제조 분야에서는 이 문서가 법령이 요구하는 문서인 경우가 있습니다. 의약품 등의 안전에 관한 규칙은 제조지시서에 담아야 할 사항을 직접 열거하고 있습니다.
제품표준서의 번호, 제품명과 제형, 제조번호와 제조 연월일, 제조단위, 사용된 원료약품의 시험번호와 분량, 제조방법과 작업 중 주의할 사항, 공정별 수율관리기준, 그리고 제조지시자와 지시 연월일입니다.
여기서 눈여겨보실 부분은 마지막 항목입니다. 누가 지시했고 언제 지시했는지가 법이 정한 필수 기재사항이라는 뜻입니다.
지시자를 적지 않은 작업 지시서는 형식만 갖춘 종이일 뿐입니다.
작업 지시서, 작업 표준서, 생산 일보는 무엇이 다른가
세 문서를 헷갈려 하시는 분들이 정말 많습니다. 이 셋은 이름이 비슷하지만 역할이 완전히 다르고, 법령도 서로 다른 자리에서 규정하고 있습니다.
| 문서 | 역할 | 시점 | 핵심 내용 |
|---|---|---|---|
| 작업 표준서 | 방법의 기준 | 상시 유지 | 작업 순서, 급소, 급소 이유. 개정 이력이 있음 |
| 작업 지시서 | 실행의 지시 | 작업 전 | 지시 번호, 지시 수량, 납기, 지시자와 수령자 |
| 생산 일보 | 결과의 실적 | 작업 후 | 실제 생산량, 작업 시간, 비가동 사유, 불량 |
작업 표준서는 이 제품을 어떤 순서로 만드는지를 정해 둔 기준 문서입니다. 한 번 만들어 두고 계속 씁니다.
반면 작업 지시서는 이번에 이 물건을 이만큼 이때까지 만들라는 일회성 지시입니다. 그리고 생산 일보는 실제로 얼마나 만들었고 무슨 문제가 있었는지를 작업이 끝난 뒤에 적는 기록입니다.
이 구분이 법에도 그대로 나타납니다. 의약품 등의 안전에 관한 규칙은 제조기록서를 제조지시서와 통합해서 작성할 수 있다고 정하고 있습니다.
통합할 수 있다는 말은 원래 별개의 문서라는 뜻입니다. 의료기기법 시행규칙도 표준작업지침서를 작성하는 업무와 제조관리기록서를 작성하는 업무를 서로 다른 항목으로 나누어 규정합니다.
정리하면 기준에서 지시가 나오고, 지시에서 실적이 나옵니다. 이 세 칸을 한 장에 뭉쳐 놓으면 나중에 무엇이 계획이었고 무엇이 결과였는지 아무도 구분하지 못하게 됩니다.
적용 작업 표준서 번호를 적는 이유
양식에 적용 작업 표준서 번호와 개정 차수를 적는 칸을 둔 데는 이유가 있습니다.
작업 방법을 작업 지시서에 통째로 옮겨 적는 분들이 계십니다. 편해 보이지만 위험합니다.
표준서는 공정이 바뀌면 개정됩니다. 그런데 지시서에 옛 방법을 복사해 두면 표준서가 바뀌어도 지시서는 계속 옛 방법을 지시하게 됩니다.
현장은 지시서를 보고 일하므로 결국 개정 전 방법으로 작업이 나갑니다.
그래서 방법은 표준서에 두고 지시서에는 번호만 인용합니다. 의약품 등의 안전에 관한 규칙이 제조지시서에 제품표준서의 번호를 넣으라고 정한 것도 같은 이치입니다.
개정 차수까지 적어야 하는 이유는 표준서가 여러 판으로 존재하기 때문입니다. 번호만 적고 몇 판인지 적지 않으면 인용이 반쪽짜리가 됩니다.
지시 번호로 로트를 되짚는다는 것
지시 번호는 단순한 일련번호가 아닙니다. 이 작업의 로트를 끝까지 따라가는 열쇠입니다.
의약품 등의 안전에 관한 규칙은 제조번호를 두고 일정한 제조단위분에 대하여 제조관리 및 출하에 관한 모든 사항을 확인할 수 있도록 표시된 번호라고 정의합니다. 확인할 수 있도록이라는 표현이 핵심입니다.
번호 하나로 그 물건에 얽힌 모든 것을 되짚을 수 있어야 한다는 뜻입니다.
실무에서는 이렇게 이어집니다. 지시 번호를 부여하면서 그 번호로 자재를 출고하고, 같은 번호로 완성품을 입고하고, 출하할 때도 그 번호를 답니다.
나중에 특정 제품에서 문제가 발견되면 그 번호를 따라 어느 자재 로트를 썼는지, 누가 언제 작업했는지, 어디로 출하했는지를 거꾸로 찾아갑니다. 회수 범위를 정확히 좁힐 수 있는지가 여기서 갈립니다.
그래서 번호 체계를 미리 정해 두고 중복 없이 부여하시는 편이 좋습니다. 날짜와 라인, 순번을 조합하는 방식이 흔히 쓰입니다.
양식에는 자재 로트를 적는 열도 함께 두었습니다.
구두로만 지시하고 문서를 남기지 않으면
현장에서 가장 흔한 문제입니다. 급하니까 말로 지시하고 넘어가는 경우입니다.
문제가 없을 때는 아무 일도 생기지 않습니다. 문제는 일이 틀어졌을 때 드러납니다.
- 수량이 틀렸을 때 몇 개를 지시했는지 가릴 방법이 없습니다. 지시한 사람은 100개라 했다 하고 받은 사람은 10개로 들었다 합니다.
- 납기를 놓쳤을 때 언제까지라고 말했는지 서로 기억이 다릅니다.
- 품질 문제가 생겼을 때 어떤 자재를 쓰라고 지시했는지, 어느 표준서를 적용하라 했는지 되짚을 근거가 없습니다.
- 책임 소재가 흐려집니다. 지시한 적 없다, 그렇게 못 들었다에서 대화가 멈춥니다.
작업 지시서는 이런 상황을 대비한 문서입니다. 평소에는 쓸모없어 보이다가 문제가 생긴 그날 값을 합니다.
지시자 확인란과 수령자 확인란을 나눈 이유
양식에서 가장 신경 쓴 부분입니다. 확인란을 지시자와 수령자 두 칸으로 나누고 폭을 똑같이 맞췄습니다.
지시자 서명만 있는 지시서는 절반짜리입니다. 지시를 내렸다는 기록은 남지만, 그 지시가 전달되었다는 기록은 남지 않기 때문입니다.
나중에 못 받았다고 하면 반박할 방법이 없습니다.
수령자 확인란은 받는 사람이 지시 내용을 읽고 받았다는 증명입니다. 종이를 건네면서 서명 한 줄 받는 데 몇 초 걸리지 않지만, 그 몇 초가 나중에 다툼을 끝냅니다.
사용 대상
- 제조업 생산 관리 부서와 현장 작업 부서
- 의약품, 의료기기, 화장품처럼 제조 및 품질관리기준을 적용받는 업종
- 외주 가공을 맡기면서 지시 내용을 남겨야 하는 곳
- 공사 현장에서 협력사에 작업을 지시하는 경우
- 소규모 공방이나 제작 업체에서 주문별 작업을 관리하는 경우
주요 기재 항목
| 구분 | 항목 |
|---|---|
| 지시 블록 | 지시 번호, 지시일, 납기, 작업 구분(신규, 추가, 재작업, 긴급) |
| 지시와 수행 | 지시 부서, 지시자, 수행 부서, 작업자 |
| 작업 대상 | 품번, 품명, 규격, 단위, 지시 수량, 로트 번호 |
| 작업 기간 | 작업 시작 예정, 작업 완료 예정 |
| 적용 기준 | 적용 작업 표준서, 표준서 개정 차수 |
| 사용 자재 | 자재 코드, 자재명, 규격, 단위, 소요량, 자재 로트, 비고 |
| 기타 | 특기 사항 |
| 확인 | 지시자 성명과 서명, 지시 일자, 수령자 성명과 서명, 수령 일자 |
작성 방법
지시 번호부터 채우고 납기를 먼저 확정하시는 편이 좋습니다. 납기가 정해져야 작업 시작 예정과 완료 예정이 역산되기 때문입니다.
품번과 지시 수량은 반드시 숫자로 명확히 적습니다. 약 100개 정도 같은 표현은 지시가 아닙니다.
사용 자재는 소요량까지 적습니다. 소요량은 지시 수량을 만드는 데 필요한 양입니다.
창고에서 실제로 내준 양이 소요량에 못 미치면 그 차이가 부족 수량이 되므로 비고에 사유를 적어 두시기 바랍니다.
특기 사항에는 이번 지시에만 적용되는 조건을 적습니다. 표준서에 이미 있는 내용은 옮겨 적지 않습니다.
마지막으로 지시자가 서명하고, 종이를 건네면서 수령자 서명을 받습니다.
실적을 이 문서에 적지 마십시오
가장 자주 나오는 실수입니다. 실제로 만든 수량, 걸린 시간, 불량 수량을 지시서 여백에 적어 넣는 경우입니다.
그렇게 하면 이 문서가 지시서인지 일보인지 알 수 없게 됩니다. 결과는 생산 일보에 적습니다.
작업 순서를 옮겨 적지 마십시오
작업 순서와 급소는 작업 표준서의 몫입니다. 지시서에는 표준서 번호만 인용합니다.
지시 번호를 중복 부여하지 마십시오
번호가 겹치면 추적이 그 자리에서 끊깁니다. 번호 체계를 문서로 정해 두시기 바랍니다.
수령자 칸을 비워 두지 마십시오
받았다는 기록이 없으면 지시서의 절반이 사라집니다.
업종별 법정 요건을 확인하십시오
의약품, 의료기기, 화장품 제조업이라면 해당 법령이 정한 기재사항과 보존 기간이 따로 있습니다. 의료기기법 시행규칙은 제조관리기록서와 품질관리기록서를 제조일부터 5년간 보존하도록 정하고 있습니다.
제품 수명이 5년을 넘으면 그 수명에 상응하는 기간입니다.
활용 분야
제조 현장의 일일 생산 지시, 주문 생산 방식의 건별 작업 지시, 외주 가공 의뢰, 재작업 지시, 긴급 오더 처리, 설비 개조나 보수 작업 지시, 공사 현장의 협력사 작업 지시 등에 활용하실 수 있습니다.
관련 서식
같은 제조 관리 흐름에서 함께 쓰이는 서식들입니다.
- 작업 표준서(SOP) 양식 — 작업 방법의 기준을 정해 두는 문서입니다. 본 지시서는 이 표준서의 번호를 인용합니다.
- 생산 일보 양식 — 작업이 끝난 뒤 실적을 적는 문서입니다. 본 지시서와 짝을 이룹니다.
- 생산 실적 보고서 양식 — 일보를 기간 단위로 모아 집계하는 문서입니다.
- 공정 변경 신청서 양식 — 공정 자체를 바꿀 때 승인을 받는 문서입니다.
- 시정조치 보고서(CAPA) 양식 — 문제가 생긴 뒤 원인을 분석하고 재발을 막는 문서입니다.
Q&A
작업 지시서와 작업 지시 메일은 법적으로 효력이 다른가요
지시 내용이 특정되고 상대방이 받았다는 사실이 확인되면 메일도 근거가 됩니다. 다만 메일은 수령 확인이 애매한 경우가 많고, 스레드가 흩어져 나중에 찾기 어렵습니다.
서명을 받아 둔 지시서 한 장이 훨씬 다투기 쉬운 형태입니다. 제조 및 품질관리기준을 적용받는 업종이라면 법령이 요구하는 기재사항을 갖췄는지가 별도로 문제되므로 메일로 갈음하기 어렵습니다.
지시 수량과 실제 생산 수량이 다르면 지시서를 고쳐야 하나요
고치지 않습니다. 지시 수량은 지시한 시점의 사실이고, 실제 생산 수량은 생산 일보에 적을 별개의 사실입니다.
지시서를 사후에 실적에 맞춰 고치면 계획과 결과의 차이가 사라져서 왜 차이가 났는지 분석할 수 없게 됩니다. 지시 자체를 바꿔야 한다면 지시서를 고치지 말고 변경 지시를 새 번호로 다시 내는 편이 맞습니다.
작업 지시서는 얼마나 보관해야 하나요
일반 제조업이라면 법으로 정해진 기간이 따로 없어 사내 문서 관리 규정에 따릅니다. 다만 제조 및 품질관리기준을 적용받는 업종은 다릅니다.
의료기기법 시행규칙은 제조관리기록서를 제조일부터 5년간, 제품 수명이 그보다 길면 그 수명에 상응하는 기간 동안 보존하도록 정합니다. 의약품 분야는 유효기한 또는 사용기한이 지난 뒤 1년간 보존하도록 정하고 있습니다.
한 장에 여러 품목을 함께 지시해도 되나요
권하지 않습니다. 지시 번호가 로트 추적의 열쇠인데 한 번호에 여러 품목이 묶이면 어느 품목에 어느 자재가 들어갔는지 갈라내기 어려워집니다.
품목이 다르면 지시서를 나누시고, 같은 품목의 여러 로트도 로트별로 나누시는 편이 안전합니다.
긴급 오더라 서명받을 시간이 없을 때는 어떻게 하나요
먼저 구두로 지시해 작업을 시작시키되, 지시서를 즉시 작성해 사후에 서명을 받아 두시기 바랍니다. 이때 작업 구분에서 긴급을 표시하고 특기 사항에 구두 지시 시각을 적어 두면 순서가 왜 뒤바뀌었는지 남습니다.
구두 지시 자체가 문제가 아니라 문서를 끝내 남기지 않는 것이 문제입니다.
수령자가 서명을 거부하면 어떻게 하나요
서명 거부는 대개 지시 내용에 이견이 있다는 신호입니다. 억지로 받기보다 이견을 특기 사항에 적고 지시자와 조율하시는 편이 낫습니다.
그래도 거부한다면 수령 일자 칸에 전달한 시각을 적고 거부 사실을 기재해 두시기 바랍니다. 전달했다는 사실 자체는 남겨 두어야 합니다.
마무리하며
작업 지시서는 잘 굴러갈 때는 존재감이 없다가 일이 틀어진 날 값을 하는 문서입니다. 지시 번호와 납기를 분명히 적고, 방법은 작업 표준서 번호로 인용하고, 실적은 생산 일보에 넘기고, 받는 사람의 확인을 함께 받아 두시면 그날 필요한 것이 다 남아 있습니다.
본 양식은 라이선스집이 법령 원문과 정부 기관 자료를 근거로 제작해 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 업종과 상황에 따라 요구되는 기재사항이 다를 수 있으므로 구체적인 사안은 관련 전문가의 자문을 받으시기 바랍니다. 본 양식의 사용으로 발생한 결과에 대해서는 책임을 지지 않습니다.
