출퇴근기록부 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 사업장과 근로자 정보, 일자와 요일, 출근 시각과 퇴근 시각, 휴게시간, 총 근로시간과 소정근로시간, 연장근로시간, 야간근로시간, 작성 예시까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
출퇴근기록부 양식
출퇴근기록부는 근로자가 며칠에 몇 시에 출근하고 몇 시에 퇴근했는지, 휴게시간을 뺀 실제 근로시간이 얼마인지를 일자별로 남기는 근태 기록 대장이에요. 근로기준법은 출퇴근기록부라는 이름의 서식을 따로 정해 두고 있지 않지만, 임금 계산의 근거가 되는 근로시간 기록은 남기고 보존하도록 하고 있어요.
임금을 둘러싼 다툼이 생기면 결국 이 기록이 있느냐 없느냐로 판가름이 나는 경우가 많아요.
크림색 칸에 출근 시각과 퇴근 시각, 휴게시간만 입력하면 청록색 칸이 자동으로 채워집니다. 내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있고, 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
출퇴근기록부란
출퇴근기록부는 근로일과 근로시간 수를 확인할 수 있도록 출근과 퇴근 시각을 일자별로 남기는 문서예요. 근로기준법은 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있는데, 고용노동부와 법원은 연장근로와 야간근로, 휴일근로 수당 계산의 근거가 되는 타임카드와 출퇴근 기록을 그 중요한 서류에 포함되는 것으로 보고 있어요.
한 가지 재밌는 건 정부가 이 영역에서는 종이 서식을 배포하지 않는다는 점이에요. 고용노동부는 표준 출퇴근기록부 서식 대신 출퇴근 기록관리 프로그램을 따로 만들어 배포하고 있어요.
개인적으로 이 지점이 출퇴근기록부의 성격을 잘 보여준다고 생각해요. 이 문서는 서명을 받아 어디에 제출하는 증명서가 아니라, 매일 쌓아서 나중에 계산의 근거로 쓰는 데이터에 가깝거든요.
이 양식의 구성
본 양식은 수식이 들어 있는 세 개의 시트로 되어 있어요. 첫 번째 시트가 실제로 쓰는 월간 출퇴근기록부고, 두 번째가 월별 집계, 세 번째가 작성 예시예요.
| 시트 | 구성 |
|---|---|
| 월간 출퇴근기록부 | 사업장과 근로자 정보 8칸, 일자별 31행(일자, 요일, 출근 시각, 퇴근 시각, 휴게시간, 총 근로시간, 소정근로시간, 연장근로시간, 야간근로시간, 비고, 주차), 합계 행, 주차별 연장근로 한도 점검, 이용 안내 |
| 월별 집계 | 1월부터 12월까지 근로일수와 총 근로시간, 소정근로시간, 연장근로시간, 야간근로시간 + 연간 합계 |
| 작성 예시 | 정상 근무, 연장근로, 야간근로, 자정을 넘긴 교대, 반차 다섯 가지 사례 |
귀속 연도와 월만 넣으면 요일과 주차가 자동으로 채워지고, 그 달에 없는 일자는 알아서 비워져요. 토요일과 일요일은 행 색이 달라져서 한눈에 구분됩니다.
출퇴근기록부 작성 방법
먼저 상단 정보를 채워요. 사업장명과 근로자 성명, 부서, 직위, 사원번호를 적고 귀속 연도와 월을 넣습니다.
1일 소정근로시간은 보통 8을 적는데, 이 값을 기준으로 연장근로가 자동으로 갈라져요.
그 다음 매일 출근 시각과 퇴근 시각을 09:00 같은 형태로 적어요. 휴게시간은 1이나 0.5처럼 시간 단위 숫자로 적습니다.
총 근로시간은 퇴근 시각에서 출근 시각을 뺀 뒤 휴게시간을 제외해서 자동으로 나오고, 연장근로시간은 총 근로시간에서 소정근로시간을 넘는 부분만 잡혀요.
야간 교대처럼 퇴근 시각이 출근 시각보다 이른 경우도 자정을 넘긴 근무로 보고 알아서 계산해요. 밤 10시에 출근해 다음 날 아침 6시에 퇴근하고 휴게 1시간을 썼다면 총 근로시간 7시간, 야간근로시간 8시간으로 잡히는 식이에요.
마지막으로 월말에 합계를 확인하고 월별 집계 시트에 옮겨 적어요. 근로자 본인에게 기록을 확인시켜 두면 나중에 다툼을 줄이는 데 도움이 되더라고요.
근로시간과 연장근로 한도
근로기준법상 근로시간은 휴게시간을 빼고 1주 40시간, 1일 8시간을 넘길 수 없어요. 여기서 1주는 휴일을 포함한 7일을 말해요.
당사자가 합의하면 1주 12시간까지 연장할 수 있어서, 흔히 말하는 주 52시간이 여기서 나와요.
| 구분 | 기준 |
|---|---|
| 법정 근로시간 | 1주 40시간, 1일 8시간 (휴게시간 제외) |
| 연장근로 한도 | 1주 12시간 |
| 휴게시간 | 근로시간 4시간이면 30분 이상, 8시간이면 1시간 이상을 근로시간 도중에 부여 |
| 연장근로 가산 | 통상임금의 50% 이상 |
| 야간근로 | 오후 10시부터 다음 날 오전 6시 사이의 근로, 통상임금의 50% 이상 가산 |
| 휴일근로 가산 | 8시간까지 50%, 8시간을 넘으면 100% |
그런데 한도를 넘겼는지 보는 기준과 수당을 계산하는 기준이 서로 달라요. 대법원은 1주 연장근로가 12시간을 넘었는지는 1일 8시간 초과 여부를 따지지 않고 1주 40시간을 넘는 시간을 기준으로 판단해야 한다고 했고, 고용노동부도 이에 맞춰 행정해석을 바꿨어요.
다만 연장근로수당은 종전대로 1일 8시간을 넘는 시간에도 붙어요. 본 양식의 주차별 점검 표가 한도용 수치를, 일자별 연장근로시간 칸이 수당용 수치를 각각 보여주는 이유예요.
작성 시 주의사항
가장 중요한 건 매일 기록하는 거예요. 월말에 몰아서 기억으로 채워 넣은 기록은 증거로서의 힘이 약해요.
기록의 일관성과 작성 시점을 보거든요.
실제와 다르게 적지 않아야 해요. 연장근로를 했는데 정시 퇴근으로 적으면 나중에 수당 청구가 들어왔을 때 회사가 불리해지고, 반대로 일하지 않은 시간을 적으면 그것대로 문제가 돼요.
회사와 근로자 모두에게 정확한 기록이 가장 안전해요.
야간근로시간 칸은 그 시간대에 사업장에 있던 시간을 계산해요. 휴게가 밤 10시 이후에 걸쳐 있다면 그만큼은 비고란에 적고 직접 조정해 주셔야 정확해요.
3년간 보존하세요. 임금채권의 소멸시효가 3년이라 그 기간에 언제든 다툼이 생길 수 있어요.
종이로만 보관하다 분실해서 곤란해진 경우가 적지 않으니, 파일로도 백업해 두는 편이 마음이 놓이더라고요.
함께 쓰면 좋은 서식
출퇴근기록부에서 나온 근로시간은 결국 임금 계산으로 이어져요.
| 서식 | 쓰임 |
|---|---|
| 급여대장(임금대장) | 직원별 근로일수와 근로시간 수, 임금 항목을 한 장에 모으는 대장 |
| 급여명세서(임금명세서) | 근로자 개인에게 교부하는 임금 내역서 |
| 표준근로계약서 | 소정근로시간과 임금을 처음에 정하는 문서 |
Q&A
출퇴근기록부를 안 쓰면 바로 과태료가 나오나요
출퇴근기록부 자체를 만들지 않았다고 곧바로 과태료가 부과되는 구조는 아니에요. 근로기준법은 출퇴근기록부라는 서식을 지정하지 않았거든요.
다만 임금대장에 근로일수와 근로시간 수를 적어야 하고 관련 서류를 보존해야 하는데, 출퇴근 기록이 없으면 이 의무를 지키기 어려워지고 결과적으로 문제가 됩니다.
5인 미만 사업장도 출퇴근기록부를 써야 하나요
쓰는 게 좋아요. 상시 근로자 5인 미만 사업장은 연장과 야간, 휴일근로 가산수당 규정과 연차 규정이 적용되지 않지만, 최저임금과 주휴수당은 그대로 적용되거든요.
근로시간 기록이 없으면 주휴수당 지급 요건인 소정근로일 개근 여부를 입증하기 어려워져요. 본 양식의 연장과 야간 칸은 이 경우 기록 용도로만 쓰시면 됩니다.
지문 인식기나 그룹웨어 기록만 있어도 되나요
자동 기록만으로 충분한 경우가 많아요. 다만 인식기 데이터에는 출퇴근 시각만 남고 휴게시간이나 연장근로 승인 여부는 드러나지 않아요.
월 단위로 집계해서 근로자가 확인하도록 해 두면 기록의 신뢰도가 훨씬 올라가요.
재택근무자의 출퇴근은 어떻게 기록하나요
업무 시작과 종료를 근로자가 직접 보고하는 방식이 일반적이에요. 메신저 상태나 그룹웨어 로그인 기록, 이메일 발송 시각을 보조 자료로 함께 남겨 두면 좋아요.
재택근무라도 근로시간 산정이 가능하다면 연장근로수당 지급 의무는 그대로 적용돼요.
주차별 점검 표의 연장근로시간이 일자별 합계와 다른데 오류인가요
오류가 아니에요. 주차별 점검 표는 1주 12시간 한도를 넘겼는지 보는 표라서 대법원 판단 기준에 따라 1주 40시간을 넘는 시간만 계산해요.
반면 일자별 연장근로시간 칸은 수당 계산용이라 1일 8시간을 넘는 시간까지 포함하고요. 두 수치가 다른 것이 정상이고, 각각 쓰임이 달라요.
지각이나 조퇴, 연차는 어디에 적나요
비고란에 적으시면 됩니다. 연차를 쓴 날은 출근과 퇴근 시각을 비우고 비고란에 연차라고 남기면 근로일수에서 자동으로 빠져요.
지각이나 조퇴는 실제 출퇴근 시각을 그대로 적고 비고란에 사유를 남기는 편이 기록으로서 더 정확해요.
아르바이트나 단시간 근로자도 같은 양식을 쓸 수 있나요
쓸 수 있어요. 1일 소정근로시간 칸에 그 근로자의 소정근로시간을 적으면 연장근로가 그 기준으로 계산돼요.
다만 단시간 근로자는 근로일과 근로일별 근로시간을 근로계약서에 적어야 하니, 계약서상 소정근로시간과 기록이 어긋나지 않는지 함께 확인해 보세요.
마무리하며
출퇴근기록부는 일자별 출퇴근 시각과 실제 근로시간, 연장근로와 야간근로를 정확히 남겨 임금 산정의 근거를 만드는 근태 관리의 기본 문서예요. 매일 조금씩 쌓아 두는 것만으로 3년 뒤의 다툼을 막아 줍니다.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 사업장의 근무 형태와 취업규칙에 맞게 항목을 조정하시고, 근로시간 산정이나 연장근로수당에 관한 판단이 필요한 경우 고용노동부나 노무 전문가의 확인을 받으시길 권장합니다. 본 서식의 활용으로 발생하는 결과에 대한 책임은 이용자 본인에게 있습니다.
