품의서 양식을 무료로 다운로드할 수 있습니다. 품의번호와 품의일자, 전결과 상신 구분, 건명과 품의 사유, 품명과 규격 및 사양, 수량, 단가, 금액을 적는 품의 내역, 공급가액과 부가세를 나눈 품의 금액, 예산과목과 집행 후 잔액을 확인하는 예산 확인란, 거래처 선정 사유와 이행 기한, 지급 조건, 첨부 서류란까지 표준 풀세트로 구성했습니다.
품의서 양식
품의서는 비용이 드는 일이나 중요한 결정을 실행하기 전에 결재권자에게 승인을 요청하는 문서입니다. 물품 구매, 용역 의뢰, 공사 시행처럼 돈이 나가는 일은 대부분 품의서를 거쳐야 집행할 수 있어요.
일반 기업에는 법으로 정해진 품의서 서식이 따로 없지만, 공공 부문에는 품의서를 정면으로 규율하는 규정이 있습니다. 서울특별시 공립학교회계 규칙은 예산을 지출품의할 때 쓰는 지출품의서를 법정 서식으로 지정해 두었고, 국립 초등학교와 중등학교의 회계규칙은 물품 구입이나 용역 의뢰를 할 때 수량, 규격, 단가, 사양을 적은 품의서를 제출하도록 정하고 있어요.
라이선스집 품의서 양식은 이 규정들이 요구하는 항목을 그대로 반영해 만들었습니다.
내용을 자유롭게 수정해서 사용할 수 있습니다. 출력해서 수기로 작성하고 싶다면 다운로드 후 인쇄해서 그대로 활용하시면 됩니다.
품의서란
품의라는 말은 어떤 일을 윗사람에게 여쭈어 의논한다는 뜻입니다. 그래서 품의서는 담당자가 하고 싶은 일을 결재권자에게 설명하고 승인을 구하는 문서가 됩니다.
예산 집행, 물품 구매, 계약처럼 돈과 관련된 일이나 조직에 영향을 주는 결정을 할 때 씁니다.
품의서는 목적에 따라 이름이 조금씩 달라집니다. 물품을 살 때는 구매품의서 또는 구입품의서, 비용을 쓸 때는 지출품의서, 사람을 뽑거나 발령할 때는 인사품의서라고 부릅니다.
형식은 비슷하고 품의 내역에 무엇을 담느냐만 달라집니다.
품의서와 기안서, 지출결의서의 차이
셋은 결재 흐름의 서로 다른 지점에 놓입니다. 순서대로 보면 이해가 빠릅니다.
| 문서 | 시점 | 목적 | 금액 |
|---|---|---|---|
| 기안서 | 가장 먼저 | 이런 일을 하려 한다고 발의하고 방향을 정함 | 없거나 개략 |
| 품의서 | 집행 전 | 구체적인 내역과 금액을 붙여 승인을 요청함 | 집행 예정 금액 |
| 지출결의서 | 집행 후 | 지출 사실을 확정하고 지급을 처리함 | 확정 금액 |
기안서가 방향을 정하는 문서라면 품의서는 그 방향을 실제로 집행해도 되는지 재가를 받는 문서입니다. 그리고 집행이 끝나 돈을 내보낼 때 지출결의서를 씁니다.
두 문서가 별개라는 건 정부 규정에도 나옵니다. 정치자금 사무관리 규정은 지출결의서에 품의서 또는 내부결재문서와 지출 관련 증빙자료를 첨부하도록 정하면서, 지출결의서의 적요란이 품의서의 적요란과 같아야 한다고 명시하고 있어요.
즉 품의서가 먼저 있고 지출결의서가 그 뒤를 따르는 구조입니다. 그래서 품의번호를 지출결의서에도 같게 적어 두 문서를 연결해 두면 나중에 찾기가 훨씬 편합니다.
품의서 작성 방법
라이선스집 품의서 양식은 여덟 개 구획으로 나뉘어 있습니다. 위에서부터 차례로 채우면 됩니다.
품의 정보에는 품의번호, 품의일자, 소속, 품의자, 연락처를 적고 전결인지 상신인지 표시합니다. 전결은 정해진 금액 한도 안이라 상급자가 위임받아 단독으로 결정하는 것이고, 상신은 위로 올려 결재를 받는 것입니다.
공공 부문은 지출품의 금액이 50만원 이하이면 지정 담당자에게 위임해 전결하게 할 수 있도록 정하고 있는데, 회사마다 한도가 다르니 사내 위임전결 규정을 확인하세요.
건명 및 품의 사유에는 무엇을 왜 하려는지 적습니다. 건명은 한 줄로 요약하고, 사유에는 필요성과 예상 효과, 다른 방법을 검토한 결과를 씁니다.
여기가 승인 여부를 가르는 자리예요.
품의 내역에는 품명, 규격 및 사양, 단위, 수량, 단가, 금액을 적습니다. 이 중 수량, 규격, 단가, 사양은 회계규칙이 품의서에 반드시 적으라고 정한 항목이라 하나라도 비면 안 됩니다.
품의 금액에는 공급가액과 부가세액, 합계를 나누어 적고 일금 원정으로 한 번 더 씁니다. 어디까지나 집행 예정 금액이고, 실제 집행액이 달라지면 나중에 지출결의서에 확정 금액을 적습니다.
예산 확인에는 예산과목, 예산 계상 여부, 예산액, 기집행액, 집행 후 잔액을 적습니다. 예산이 잡혀 있는지 먼저 확인하는 것이 품의의 선행 요건입니다.
거래처 및 집행 계획에는 거래처와 사업자번호, 선정 방법과 선정 사유, 이행 기한, 지급 예정일, 결제 조건, 지급 방법을 적습니다.
첨부 서류와 비고를 마지막으로 채우고, 아래 품의 문구 옆에 날짜를 적으면 끝입니다.
품의서 작성 시 주의사항
예산부터 확인하세요. 예산이 없는데 품의를 올리면 그 자리에서 반려됩니다. 예산이 부족하면 전용이나 추가 편성을 먼저 거쳐야 합니다.
거래처를 고른 근거를 남기세요. 비교견적은 보통 3개 업체 이상의 견적을 같은 기준으로 비교합니다. 업체 수 자체보다 비교 기준과 선정 사유가 문서로 남아 있는지가 중요해요.
수의계약처럼 한 곳만 골랐다면 왜 그랬는지를 선정 사유란에 반드시 적습니다.
사유를 구체적으로 쓰세요. 필요하다는 말만으로는 부족합니다. 비용을 얼마나 아끼는지, 업무가 얼마나 빨라지는지 같은 숫자를 붙이면 승인 확률이 올라갑니다.
품의를 생략할 수 있는 항목을 알아 두세요. 공공 부문 기준으로 월정액으로 지급하는 업무추진비, 공공요금과 제세공과금, 보수, 여비는 지출품의를 생략할 수 있습니다. 회사 규정에도 비슷한 예외가 있는지 확인하면 불필요한 품의를 줄일 수 있어요.
보관 기간을 지키세요. 품의서와 첨부 서류, 관련 증빙은 함께 묶어 보관합니다. 공공 부문은 장부와 증빙서류의 보존기간을 5년으로 정하고 있고, 법인세법도 지출증명서류를 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하도록 정하고 있습니다.
Q&A
품의서를 안 쓰고 먼저 사면 어떻게 되나요
사후 품의로 처리하는 회사가 많지만, 원칙적으로는 절차 위반입니다. 급하게 먼저 집행했다면 사유를 명확히 적어 사후 품의를 올리고, 반복되면 위임전결 한도를 조정하거나 예외 절차를 만드는 편이 낫습니다.
품의서가 반려됐는데 다시 올릴 때 무엇을 고쳐야 하나요
반려 사유를 먼저 확인하는 게 순서입니다. 대부분은 예산 미확인, 견적 근거 부족, 사유가 추상적인 경우 세 가지 중 하나예요.
같은 내용을 다시 올리지 말고 부족했던 근거를 채워서 올리면 통과됩니다.
금액이 얼마부터 품의서를 써야 하나요
법으로 정해진 공통 기준은 없고 회사의 위임전결 규정이 정합니다. 참고로 공공 부문은 지출품의 금액이 50만원 이하이면 지정 담당자 전결로 처리할 수 있게 하고 있어, 소액은 절차를 가볍게 두는 것이 일반적입니다.
품의 금액과 실제 집행액이 다르면 다시 품의해야 하나요
금액이 늘었다면 대개 변경 품의가 필요하고, 줄었다면 지출결의서에 확정 금액을 적는 것으로 정리합니다. 다만 얼마까지 허용하는지는 회사 규정마다 달라서 증액 폭이 크면 미리 확인하는 편이 안전합니다.
전자결재를 쓰는데 종이 품의서 양식이 왜 필요한가요
전자결재 시스템에 품의 서식이 없거나 항목이 부족한 경우가 있습니다. 이럴 때 정리된 양식으로 내용을 먼저 갖춰 두면 시스템에 옮겨 적기 쉽고, 첨부 파일로 붙여 결재 이력에 남기기에도 좋습니다.
품의서에 견적서를 꼭 붙여야 하나요
금액이 드는 품의라면 붙이는 것이 원칙입니다. 견적서가 있어야 단가와 금액의 근거가 서고, 비교견적표까지 함께 내면 거래처를 고른 과정이 문서로 남아 나중에 감사나 세무 조사에서 설명하기 수월해집니다.
마무리하며
품의서는 돈이 나가기 전에 예산, 내역, 거래처 선정 근거를 한 장에 모아 결재권자의 재가를 받는 문서이며, 집행 후 지급 처리는 지출결의서로 이어집니다.
본 양식은 라이선스집(licensezip.com)이 무료로 제공하는 참고용 서식입니다. 실제 사용 시에는 회사의 위임전결 규정과 회계 기준에 맞게 수정하시고, 중요한 사안은 전문가의 자문을 받으시기 바랍니다. 본 양식의 사용으로 발생하는 문제에 대해 라이선스집은 책임지지 않습니다.
